Alle Kollegen schwärmen von bahnbrechenden Blitzabläufen auf Bürowolke Sieben und Du weißt nicht mal, ob Du überhaupt Word-Makros brauchst? Kein Problem. In diesem Beitrag zeige ich Dir praktische Anwendungsbeispiele für Makrobefehle in Microsoft Word.

Vor allem geht es mir darum, Dir zu zeigen, dass Du Makrobefehle wahrscheinlich schon in Deine Arbeitsabläufe integriert hast, ohne es zu merken. Jawohl, Du.

Zusätzlich zu den Einsatzszenarien von Makros werden wir deshalb weitere Funktionen von Word besprechen, die auf den gleichen Funktionen fußen, aber unter anderen Reitern in der Programmoberfläche zu finden sind.

Wofür Du Makros nicht mehr brauchst

In früheren Versionen von Word – gefühlt etwa bis Word 2000 – waren Makros noch der Inspector Gadget der Textverarbeitung. Für so ziemlich jeden Arbeitsschritt, den Du heute in der Statusleiste mit einem oder zwei Klicks erledigst, hätte Dein Makro-Inspector eine Befehlabfolge aus dem Trenchcoat gezaubert.

Formatvorlagen sind wie Makros

Bestes Beispiel: Überschriften formatieren. Um in früheren Word-Versionen die Textauswahl als Überschrift zu formatieren, hättest Du einen Makrobefehl programmiert. Bei der Makroaufnahme hättest Du dann Schriftgröße, Schriftfarbe und Schriftart eingestellt wie ein Höhlenmensch, um für die einheitliche Formatierung zu sorgen. Heute nutzen wir dafür Formatvorlagen. Bill Gates sei Dank.

Im Prinzip steckt immer noch dieselbe Technologie dahinter. Wenn Du also Fußnoten, Überschriften oder Seitenzahlen in Dein Dokument einfügst, arbeitet Word immer noch mit derselben Logik wie damals. Und jetzt sag mir nicht, ich wäre der einzige, der sich schon mal minutenlang gewundert hat, wieso Kapitel 3.1 nicht in seinem Inhaltsverzeichnis auftaucht. Falsche Formatierung ist bis heute Fehlerquelle Nr. 1. Und damit Grund Nr. 3 für Bluthochdruck.

Ein häufiges Einsatzszenario für die Makro-Technologie waren früher Textblöcke, die Du wieder und wieder eingeben musstest. Zu den größten Fans zählten hier Juristen, die verschiedenen Klienten gebetsmühlenartig dieselben Paragraphen erläutern.

Assistenten und Sekretär arbeiten auch gerne mit mehreren Briefköpfen, einer Standard-Grußformel oder einem Motto. – In. Jedem. Einzelnen. Dokument.

All diese Textpassagen hättest Du früher via Makobefehl einpflegen müssen. Das heißt, wenn Du Dir die Zeit ersparen wolltest, es von Hand einzugeben und zu formatieren. Heutzutage stehen Dir hierfür die Funktionen AutoText und Schnellbausteine zur Verfügung.

Wenn Du Dir also nur das „Mit freundlichen Füßen…“ schenken willst – bzw. es nicht tippen möchtest – brauchst Du keine Makros mehr.

Als Mac-Nutzer hast Du zwar nur eingeschränkt Zugriff auf die Funktion AutoText, während Dir Schnellbausteine noch nicht zur Verfügung stehen, aber immerhin brauchst Du nichts zu programmieren.

Viele Funktionen ergänzen oder ersetzen also heutzutage die Makroprogrammierung. Dadurch sind sie aber noch lange nicht überflüssig. Es gibt sie noch…

Die Fälle, in denen Du Makros immer noch brauchst

Für viele Abläufe brauchst Du Makros auch heute noch. Für andere sind sie einfach praktisch. Hier kommt’s darauf an, wie viel Nerd (oder kleiner Lord) in Dir steckt und inwieweit Du Dich mit der gegebenen Arbeitsumgebung in Word zufrieden geben oder sie anpassen willst.

Fangen wir an mit dem kleinen Einmaleins der Makrobefehle. Mit fünf Grundlagen-Makros steuerst Du Words Verhalten zu einem Schlüssel-Ereignis:

Makrobefehl benennen

  • AutoExec – Beim Starten von Word
  • AutoNew – Beim Erstellen eines neuen Dokuments
  • AutoOpen – Beim Öffnen eines bestehenden Dokuments
  • AutoClose – Beim Schließen eines Dokuments
  • AutoExit – Beim Schließen des Programms

Wenn Du einen Makrobefehl also genau so nennst, wird Word die daran gekoppelten Aktionen immer bei diesem Ereignis ausführen.

Auch hier gilt: Legst Du den Befehl in der Normal-Vorlage ab, greift er immer und überall. Speicherst Du ihn in einer Dokumentvorlage, gilt er nur dort.

Nehmen wir eine Routine, die Du hoffentlich – oh, bitte, bitte! – schon angenommen hast.

Beispiel: Getrenntes Schreiben und Überarbeiten

Wie so viele Autoren predige ich immer wieder, dass Du das Schreiben vom Überarbeiten gründlich trennen solltest. Nehmen wir an, Du hast Dir dafür schon eine Routine angewöhnt. Du schreibst und überarbeitest sogar mit verschiedenen Ansichten in Word.

Nun hast Du Deinen Erstentwurf abgeschlossen. Beim anstehenden Überarbeiten willst Du aber das große Ganze sehen und auch auf den Drucksatz achten. Deshalb überarbeitest Du in der Gliederungsansicht und machst nicht druckbare Zeichen sichtbar.

Das lässt sich ganz einfach programmieren. Da Du einen Befehl für bestehende Dokumente vergeben möchtest, nennen wir Deinen neuen Makrobefehl AutoOpen. Er greift also für jedes bestehende Dokument, das Du in Zukunft öffnen wirst, sofern Du ihn in der Vorlage Normal.dotm ablegst.

Nachdem die Makroaufnahme gestartet ist, klickst Du auf Ansicht > Gliederung und klickst unter Start auf das Symbol für nicht druckbare Zeichen. Dann stoppst Du die Makroaufnahme.

Sim-Sim-Salabim! Jedes bestehende Dokument, das Du jetzt öffnest, zeigt Word Dir automatisch in der Gliederungsansicht und mit nicht druckbaren Zeichen an. Natürlich kannst Du weitere Schritte daran koppeln, die Deinen Vorlieben entsprechen. Ganz, wie Du wünscht, Meister.

Willst Du später ein Dokument öffnen, ohne gleich in die gewählte Ansicht zu schlittern, umgehstDu die Einstellungen des Makrobefehls, indem Du das Dokument mit gedrückter Shift-Taste öffnest. Das deaktiviert kurzfristig alle Befehle und Du erhältst wieder die Standardansicht.

Wo wir beim Überarbeiten sind…

Diese Wörtchen, die Du markieren wolltest…

Uns allen fallen hier passende Kandidaten ein.

  • Wortwiederholungen
  • Klischees
  • Hashtags
  • Marken- oder Figurennamen.
  • Oft genug hast Du über Stunden mehrere Begriffe hintereinander in die Suchleiste getippt, um sie mit anderen zu ersetzen oder sie hervorzuheben.

Vielleicht erlauben die Vorgaben Deiner Firma nicht, bestimmte Begriffe im Marketing zu verwenden. Oder Du suchst nach Füllworten (auch wenn es hier elegantere Lösungen gibt). Auch für Stellenregister oder wiederkehrende Fachbegriffe ist diese Vorgehensweise sinnvoll. Klingt so spaßig wie Büroklammern sortieren im Kohlenkeller, aber es muss ja gemacht werden. Du weißt es. Ich weiß es. Tut auch nicht weh, pass auf…

Du sagst Word nur, welche Worte es markieren soll, und schon arbeitet es Deine Liste ab. Egal, wie lang sie ist oder wie häufig Du sie überarbeitest. Dieser Trick wird natürlich mit wachsenden Listen wertvoller. Wer schon mal 20 Begriffe in einem 250-Seiten-Dokument suchen musste, weiß, wovon ich spreche.

Zugegeben, den Befehl erklickst Du Dir nicht mal eben über die Makroaufnahme. Da es sich um eine komplexe Befehlskette handelt, musst Du sie diesmal tatsächlich im Visual Basic Editor eingeben. Eine Vorlage zum Download findest Du aber bei Tech Republic. Ich persönlich habe den Makrobefehl über Gini von Courtners Makro-Kurs gefunden.

Achte auf jeden Fall darauf, dass Du für Deinen Makrobefehl auf eine Klartext-Vorlage zurückgreifst und die Befehle nicht von einer Webseite kopierst. Der Visual Basic Editor verträgt sich nicht gut mit einigen unsichtbaren Zeichen aus der HTML-Sprache, die Du dabei übertragen würdest.

Und zu guter letzt verbreiten wir ein wenig Panik und Ärger in einem Wirtschaftszweig voller qualifizierter Personen, denen wir Arbeit wegnehmen. Muahaha…!

Lektoriere Deinen eigenen Text mit Makros

Keine Angst, liebe Lektoren! Ich sage nicht, dass Makros Dir als Autor erlauben, auf einen Lektor zu verzichten. Dieser Tag ist noch in weiter, weiter Ferne. (Sorry, Google. Aus! Husch, ins Körbchen!) Aber Du ersparst Dir einige peinliche, vorhersehbare Layout-Fehler, die den Lektor nur Zeit kosten.

Nehmen wir ein klassisches Beispiel…

Doppelte Leerzeichen und Absätze

Wenn jeder Lektor 10 Cent pro unnötigem Leerzeichen verlangen würde, müsste er sich um die Rate je Seite gar nicht mehr sorgen. Manche Schreibprogramme wie Scrivener eliminieren doppelte Leerzeichen und andere vorhersehbare Fehler mittlerweile mit einem Klick.

In Microsoft Word legst Du aber einen Makrobefehl an, der gleich mehrere Fehlerquellen ausschaltet. Und später klickst Du am Ende eines jeden Dokuments kurz aufs Knöpfchen und hast eine Sorge weniger.

Sagen wir, Du möchtest doppelte Absätze und doppelte Leerzeichen entfernen. Gleichzeitig kümmern wir uns um geschützte Leerzeichen bei den „üblichen Verdächtigen“:

  • „z. B.“
  • Datumsangaben und Epochen wie „10. Juli“ oder „12. Jahrhundert“
  • Namen Heiliger, etwa „St. Andreas“ oder „Hl. Franziskus“
  • Versionsangaben bei Software („Version 4.1“)

Nicht immer sind hier geschützte Leerzeichen zwingend notwendig. Schaden können sie aber in den seltensten Fällen.

Um nun ein Makro anzulegen, das all diese Einzelfälle überarbeitet, können wir die Makroaufnahme einfach starten und mit dem Feld Erweitertes Suchen und Ersetzen arbeiten.

Erweitertes Suchen und Ersetzen plus Makros in Word

Achtung! Alle Zeichen für den Drucksatz wie Absätze und Umbrüche listet Word unter Spezial. Du kannst also nicht einfach ins Suchfeld klicken und die Entertaste drücken.

Wenn wir jetzt mit einem Makro doppelte Absätze beseitigen und geschützte Leerzeichen bei „z. B.“ einfügen wollen, klicken wir in die Suchzeile und wählen unter Spezial die Absatzzeichen. Im Suchfeld steht dann ^p.

Die Suche nach ^p^p sucht folglich nach doppelten Absätzen. Gibst Du im Feld Ersetzen das einfache ^p ein, ersetzt Word alle doppelten Absätze durch einfache.

Nun zum geschützten Leerzeichen. Wir suchen nach z. B., ersetzen aber mit z.^sB.. Auch hierfür brauchst Du den Spezialreiter. Anschließend klickst Du auf Alle ersetzen und beendest die Makroaufnahme.

Denk daran, dass Du diese Zeichen bei der Makroaufnahme eingibst, selbst wenn Du sie vorher gerade benutzt hast. In dem Fall wird Word sie von der letzten Suche noch im Suchfeld anzeigen. Das wird aber Dein Makrobefehl bei der nächsten Ausführung nicht wissen. Gib also auf jeden Fall alle Zeichen so ein, als wäre die Suchzeile leer.

Wenn Du beim nächsten Mal auf Makros im Entwicklerreiter klickst und diesen Befehl ausführst, wird Word automatisch Deine Absätze löschen und verbindende Leerzeichen einfügen. Genial, oder?

Bereit, selbst Makros zu programmieren?

Das war’s auch schon. Ich gebe zu, wir haben nur mal an der Oberfläche dessen gekratzt, was Du mit Makros in Deinen Dokumenten bewirken kannst.

So, wie Makros gedacht sind, sollen sie Dir erlauben, jeden sich wiederholenden Befehl zu automatisieren. Alle erdenklichen Kombinationen und Szenarien unterzubringen, wäre also kompliziert.

Ich hoffe, ich konnte Dir zeigen, dass Makros nicht in der Achse des Bösen sitzen.

Können sie Dir helfen, Zeit zu sparen? – Auf jeden Fall. Nach wie vor haben Makros hier ihren Platz.

Sind sie ein absolutes Muss für jeden Word-Nutzer? – Nicht wirklich. Viele Anwendungsbeispiele im Netz sind etwas für Liebhaber, die einfach zeigen wollen, was das Programm kann. Wenn Du mit Formatvorlagen, AutoText und Schnellbausteinen glücklich bist, umso besser. Niemand muss alle Funktionen kennen.

Wenn Dir der Beitrag gefallen hat, teile ihn mit Deinen Kollegen und Freunden. Vielleicht lernen sie etwas dazu. Und wenn Du zu den auserkorenen Dichtern und Wortschmieden dieser Welt zählst, begrüße ich Dich gerne im Newsletter zu weiteren Beiträgen rund um das geschriebene Wort!

Bis dahin, mach’s gut, wir lesen uns!

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