In diesem kurzen Beitrag zeige ich Dir, wie Du in Microsoft Word einen einfachen Makrobefehl aufnimmst, um Deine Textverarbeitung zu automatisieren und wiederholte Arbeitsschritte einzusparen.

Beispielhafte Makro-Befehle

Die Befehle, die wir hier auf das Dokument anwenden, sind beispielhaft zu verstehen. Genausogut könntest Du andere Formatierungen, Zeilenumbrüche und dergleichen einsetzen. Den Makrobefehl fürs Kaffeekochen suche ich persönlich noch, aber sonst ist schon viel möglich. Auf weitere Beispiele werde ich in einem dritten Beitrag noch eingehen, damit Du ein Gefühl für den praktischen Nutzen von Makros entwickelst.

Jetzt aber ans Eingemachte! Wir öffnen Microsoft Word und steigen gleich ein.

Wie startest Du die Makroaufnahme?

Drei Tore sind es, die Dich zur Makroaufnahme führen. Und hinter keinem verbirgt sich ein Zonk. Die erste Option ist der Reiter für Entwicklertools.

Entwicklertools in Microsoft Word

Im ersten Beitrag der Reihe bin ich darauf eingegangen, dass dieser standardmäßig für Dich noch nicht sichtbar ist. Solltest Du den Beitrag noch nicht gelesen haben, kannst Du dort nachschauen, wie Du ihn aktivierst, um schneller auf Deine Makro-Befehle zuzugreifen.

Die zweite Möglichkeit, mit der Makroaufnahme zu beginnen, ist der Ansicht-Reiter.

Ansicht-Reiter in Microsoft WordAuch hier gibt es eine Taste, die alle Makro-Befehle in sich vereint.

Beide, Entwicklertools- wie auch Ansicht-Reiter, haben den Vorteil, dass Du über sie die Makroaufnahme zwischendurch pausieren kannst. Das ist gerade sinnvoll, wenn Du noch experimentierst und Dich mit Makrobefehlen vertraut machst. Stell Dir vor, Du würdest etwas diktieren. Genau so, wie Du dabei Pausen einlegen möchtest, kann das bei Makros praktisch sein.

Der dritte Weg, um die Makroaufnahme besonders schnell zu starten, ist die Statusleiste, sofern Du den Shortcut schon eingerichtet hast.

Statusleiste Makroaufnahme

Den Shortcut richtest Du blitzschnell ein. Auch diesen Schritt erkläre ich Dir im ersten Beitrag.

Achte darauf, dass Du die Makroaufnahme über die Statusleiste nur stoppen kannst, nicht pausieren. Und anders als beim Kassettenrekorder geht’s danach nicht weiter. Word will dann den Makrobefehl speichern. Gerade, wenn Du in einer hektischen Umgebung arbeitest oder Dich an Makros gerade erst herantastest, sind also Entwickler- und Ansicht-Reiter die bessere Wahl.

Speicherort Deiner Makros

Normalvorlage für Makros in Word

Wenn Du über eine dieser drei Schaltflächen die Makroaufnahme startest, öffnet Word zunächst ein Dialogfeld, in dem Du die Regeln und Shortcuts für den Makrobefehl festlegst.

Damit unsere Makro-Befehle Anwendung in allen Dokumenten finden, hinterlegen wir sie in unserem Beispiel in der Vorlage Normal.dotm. Das „dotm“ entfällt in Deiner Ansicht wahrscheinlich. Hierbei handelt es sich nur um die Endung für Word-Vorlagen.

Wenn Du einen Makrobefehl mit Kollegen teilen möchtest, hinterlegst Du ihn besser in einer Dokumentvorlage, sodass Du den Befehl inklusive Dokument versenden kannst. Er gilt dann nämlich nur für dieses eine Dokument, so wie Frodo Beutlins Dolch nur vor Orks warnt.

Beschreibung Deines Makrobefehls

Im nächsten Schritt gibst Du eine Beschreibung an. Den Text darfst Du frei wählen. Allerdings empfehle ich Dir, eine aussagekräftigen Zusammenfassung zu formulieren. Gerade, wenn Du später mit mehreren Makros arbeiten oder Makro-Befehle im Team einsetzen möchtest, ist eine informative Beschreibung essentiell, um Chaos zu vermeiden.

Tastenkürzel für Makros

Im Dialogfeld kannst Du außerdem ein Tastenkürzel oder eine einzelne Taste mit Deinem Makrobefehl verbinden. Wenn Du auf das Tastatursymbol klickst, öffnet sich ein zweites Dialogfenster:

Tastenkürzel für Makros in Word

Für die Wahl einer Tastenkombination stehen Dir hier zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Du kannst eine bereits vergebene Tastenkombination neu belegen, sofern Du diese nicht häufig nutzt und auf sie verzichten kannst. Oder aber Du wählst ein komplett neues Tastenkürzel, das standardmäßig in Microsoft Word noch nicht vergeben ist.

Hierzu kannst Du einfach verschiedene Tastenkürzel ausprobieren. Im Screenshot habe ich beispielhaft Befehl+Umschalt+C ausgewählt. Wie Du siehst, zeigt Dir Word gleich den Befehl Format Kopieren an. Du musst also kein Rain Man sein, um keine alten Befehle zu überschreiben. Word wird Dir anzeigen, ob unter dem jeweiligen Tastenkürzel schon ein Befehl hinterlegt ist, auf den Du vielleicht nicht verzichten möchtest. Das hängt von Deinen individuellen Vorlieben und vom Szenario ab, in dem Du Microsoft Word einsetzt.

Daher kann ich an dieser Stelle keine Empfehlung aussprechen, auf welche Befehle Du verzichten solltest.

Wenn Du ein geeignetes Tastenkürzel gefunden hast, klickst Du auf Zuordnen und schließt den Dialog über die OK-Taste.

Die eigentliche Makroprogrammierung

Im Anschluss startet automatisch die Makroprogrammierung wie am Symbol einer Kassette oder der Schriftrolle mit Recorder-Punkt neben dem Cursor zu erkennen. 

Nun greift auch eine wichtige Regel, auf die ich im ersten Beitrag nur kurz eingegangen bin:

Die Maus ist bei der Makroprogrammierung nur bedingt zu gebrauchen. Du kannst sie ausschließlich für die Befehlauswahl einsetzen.

Text dagegen kannst Du nicht wie gewohnt mit dem Cursor auswählen. Hierfür musst Du auf Tastenkürzel zurückgreifen. Das wird am Anfang nervig und vielleicht ungewohnt sein, mit der Zeit wirst Du Dich aber daran gewöhnen.

Sicher bist Du schon vertraut mit Shortcuts wie Steuerung+A für die Auswahl des gesamten Textes in einem Dokument oder F8+Home für die Textauswahl innerhalb einer Zeile.

Wenn nicht, kann ich Dich an dieser Stelle nochmals auf die Tabelle aller Befehle hinweisen, die wir im ersten Beitrag erstellt haben und die Dir in dieser Situation weiterhilft.

Die Möglichkeit, die Maus zur Befehlsauswahl zu benutzen, besteht allerdings. Wenn Du beispielsweise das aktuelle Datum in Dein Dokument einfügen möchtest, kannst Du dies nach wie vor wie gewohnt über den Cursor tun. Hierzu klickst Du Einfügen > Datum und Uhrzeit und wählst das Format aus, das Deinen Vorstellungen entspricht.

Datum einfügen in Microsoft Word

Gerade, wenn Du mit der Makroaufnahme noch nicht vertraut bist, wird sich das Pausieren als nützlich erweisen. Denk also daran, was ich am Anfang gesagt habe: Die Aufnahme der Makros lässt sich nur über den Entwickler-Reiter oder den Ansichtsreiter pausieren.

Der Button in der Statusleiste stoppt die Aufnahme, nachdem Du sie einmal gestartet hast.

Aufnahme eines Makrobefehls mit Beispiel

Nehmen wir also fürs erste an, Du schreibst einen Bericht. Deine Berichte sollen am Ende einheitlich aussehen. Deshalb möchtest Du Datum und den Dateinamen Deines jeweiligen Dokuments via Makrobefehl einfügen und das Format vereinheitlichen.

Hierzu beginnst Du die Makroaufnahme. Wie Du ein Datum einfügst, hast Du gerade gelernt (Einfügen > Datum und Uhrzeit).

Einfügen-Reiter in Microsoft WordFür den Dateinamen klickst Du auf den Einfügen-Reiter, dann Text > Feld. Unter Dokument-Information wählst Du File Name oder – falls Du in den Dokumenteigenschaften einen vergeben hast – Title aus.

Dokument-Informationen einfügen im Microsoft Word

Sind alle Deine Informationen eingefügt wie gewünscht, könntest Du sicherheitshalber alles markieren (Strg+A) und die gewünschte Formatierung wählen. Anschließend stoppst Du die Makroaufnahme über die Stop-Taste in der Statusleiste oder über einen der anderen Reiter.

Nachdem Du nun Deinen Makrobefehl aufgenommen hast, solltest Du Word schließen. Danach wird Dich das Programm auffordern, die Änderungen in der Vorlage Normal.dotm abzuspeichern. Dem solltest Du nachkommen. Klick also auf Ja, damit Word Deinen Makrobefehl in der übergreifenden Dokumentvorlage hinterlegt.

Makrosicherheit

Im ersten Beitrag sind wir bereits auf vorbereitende Einstellungen für Microsoft Word eingegangen. Damit die Makros letztlich laufen, wollen wir letztmalig sicherstellen, dass alles richtig konfiguriert ist. Unter Windows findest Du diese Einstellungen im Trust Center.

Ansonsten wird Word Makro-Befehle entweder gar nicht oder aber alle laufen lassen. Denk daran: Die meisten Angriffe auf Office-Anwendungen verwenden Makro-Befehle. Die Einstellung, alle Makros zu erlauben, solltest Du also auf gar keinen Fall wählen.

Auch die Benachrichtigung über blockierte Inhalte in der Nachrichtenleiste solltest Du aktivieren. Nur so teilt Dir Word mit, wann Makros aktiv sind. Das ist tückisch, weil die Einstellung im Reiter für die Nachrichtenleiste und nicht in dem für Makros zu finden ist.

Makro-Befehle ausführen

Zu guter Letzt wollen wir unseren Makrobefehl laufen lassen, um ihn auf andere Dokumente zu übertragen und somit Zeit einzusparen und den eigentlichen Zweck eines Makros zu erfüllen. Schließlich willst Du ihn nicht nur programmieren, sondern auch nutzen.

Hierzu klickst Du auf Entwicklertools > Makros, wählst den entsprechenden Makrobefehl und klickst auf Ausführen.

Wie Du sehen wirst, führt Microsoft Word alle Befehle, die Du über mehrere Sekunden oder sogar Minuten ausgeführt hast, in einem Wimpernschlag aus!

Dabei wandelt die Makroaufnahme Deine Befehle aus Klicks und Tastenkürzeln in Visual Basic um. Diese vereinfachte Programmiersprache kannst Du einsehen und bearbeiten. Klingt zu kompliziert? Ist es nicht. Keine Angst, Du kannst nicht viel falsch machen.

Makros im Visual Basic Editor bearbeiten

Klick im Entwickler-Reiter auf Makros. Dort wählst Du den gewünschten Makrobefehl aus und klickst anschließend auf Bearbeiten.

Makroprogrammierung im Visual Basic Editor von Word

Im sich öffnenden Fenster wird oben sub stehen, was in der Befehlsprache für suprooting steht. Dahinter wirst Du den Namen vorfinden, den Du zu Beginn für Deinen Makrobefehl vergeben hast. In meinem Beispiel habe ich den Befehl TitelundDatumeinfuegen genannt – Word mag im übrigen keine Umlaute, kleiner Hinweis am Rande.

Im Anschluss daran findest Du grünen Text vor, der mit einem Apostroph versehen ist. Grün markiert Word alles, was nicht Teil des eigentlichen Codes ist, sondern die Kommentare enthält, die wir anfangs zur Erklärung unseres Codes eingegeben haben. Hier etwas zu ändern, würde also nichts an den ausgeführten Befehlen verändern. Da ich meine Beschreibung nicht ausgefüllt habe, stehen hier zwei Leerzeilen.

Danach listet Visual Basic alle Befehle auf, die Du ausgeführt hast.

In unserem Beispiel geht’s los mit Selection.Fields. Wir haben ein Textfeld eingefügt, soweit logisch. Dieses Textfeld haben wir gefüllt mit dem Dateinamen, daher Text:=_“FILENAME „. Da wir die Option aktiviert haben, das Format beizubehalten – im Dialog konntest Du ein Kästchen aktivieren – steht PreserveFormatting auf True. Anderenfalls hätte Word hier False eingesetzt. Und so geht es mit anderen Befehlen weiter.

Wenn Du beispielsweise die Tastenkombination Strg + A gewählt hast, findest Du jetzt im Editor Selection.WholeStory vor. Meinen am Schluss ausgewählten Fettdruck drückt Visual Basic als Selection.Font.Bold aus.

Wenn Du also für den Anfang nur wenige Befehle hintereinander ausführst und Dich im Anschluss noch erinnern kannst, welche das waren, ist es relativ leicht zu erkennen, wie die Makroaufnahme Deine Befehle in Visual Basic übersetzt.

Natürlich hast Du auch die Möglichkeit, diese Befehle nachträglich zu überarbeiten.

Nehmen wir an, Du hättest via Makrobefehl den Titel Deines Dokumentes in der ersten Zeile eingegeben und als Titel formatiert. In dem Fall würde sich das Format title in Visual Basic wiederfinden. Wenn Du nachträglich das Dokument in ein größeres einbetten möchtest, würdest Du Deine Titel in Überschriften umwandeln. In Visual Basic müsstest Du dann title in heading1umwandeln. Auch Zeilensprünge, die Du gemacht hast, gibt der Editor konkret mit Zahlen an, sodass Du sie nachträglich korrigieren könntest.

Für den Fall, dass Du all dies nichts am Bildschirm durchgehen möchtest, hast Du sogar die Möglichkeit, die Befehlsliste auszudrucken.

Du bist dran!

Und das war es auch schon. Damit hättest Du Deinen ersten Schritt auf der Reise zum Makro-Meister hinter Dir. Natürlich gibt es weitere Möglichkeiten, die Anwendung von Makrobefehlen auszudehnen.

Auf die Kombinationsmöglichkeiten von Befehlen, Shortcuts, Formatierungen und Korrekturen werde ich in den kommenden Beiträgen der Reihe noch eingehen, damit Du eine konkrete Vorstellung davon hast, wie Du Makros in Deinen Alltag integrieren kannst.

Ich hoffe, fürs erste konnte ich Dir zeigen, dass Makro-Befehle kein Hexenwerk sind und dass Du Dich vor ihnen nicht fürchten musst. Sofern Du sie selbst programmierst – und hier von Programmieren zu sprechen, ist schon weit gegriffen – führen sie letztlich nur die Aktionen aus, die Du vorher vorgegeben hast.

Wenn Du Fragen zu konkreten Situationen hast, in denen Du glaubst, mit Makros Zeit einsparen zu können, schick sie mir gerne per E-Mail oder via Twitter zu. Ich werde dann versuchen, Dir zeitnah zu antworten oder sie sogar in einen zukünftigen Beitrag umzuwandeln.

Bis dahin hoffe ich, dass Dir dieser Beitrag weitergeholfen hat und dass Du Dich im Umgang mit Makro-Befehlen jetzt sicherer fühlst. Makros sind kein Hexenwerk, nutze sie also, um Deine Produktivität zu steigern und Zeit zu schaffen für das wirklich Wichtige, für Deine Texte.

Bis zum nächsten Mal, wir lesen uns!

Hinweis auf Affiliate-Links: Danke für Dein Vertrauen in meine aufrichtige und fachkundige Meinung zu Informationen und Produkten, die Dir in Zukunft weiterhelfen oder schlichtweg unterhalten. Gerne stelle ich solche Informationen denjenigen, die davon profitieren können, zur Verfügung. Zu Produkten leitende Bilder und Links, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Affiliate-Links. Als Leser meines Blogs erlaubst Du mir, weiterhin Zeit und Aufwand in meine Website und Beratung investieren zu können, indem Du mir durch den Kauf über den Link eine kleine Provision zukommen lässt. Dadurch hast Du natürlich keinen Nachteil und es entstehen für Dich keine zusätzlichen Kosten. Manchmal sparst Du sogar durch einen von mir arrangierten Rabatt! Ich verlinke ausschließlich Produkte und Seiten, von denen ich selbst überzeugt bin.
Makrobefehle in Word aufnehmen

Weiterlesen

Wer hat die bessere Bedienoberfläche – Scrivener o... Sicher sind die großen Schlachten der Schreibprogramme Word, Scrivener und Google Docs um Marktanteile bereits geschlagen. Die Frage, die allerdings a...
Sorge mit Scrivener dafür, dass Deine Romanfigur g... Eine der großen Herausforderungen beim Schreiben eines Romans oder Dramas ist das Konzipieren einheitlicher Figuren. Deshalb möchte ich Dir ein paar P...

Hi, ich bin Florian. Ex-Mediävist, Blogger, Copywriter, Autor. Viele Worte für ein und dasselbe. Auf meinem Blog und im E-Mail-Kurs teile ich Tipps zum Autorenleben, zu gutem Copywriting und dem Schreiben allgemein.

Besser schreiben in nur 3 Wochen?

Hol Dir den E-Mail-Kurs und ich schicke Dir Tipps zu besserem Stil, Deinem Schriftsatz, Backups und allem, was zum Autorenleben gehört.

Erlaubnis zum Marketing

Willkommen im Club! Wir sehen uns in Deinem Posteingang!

Pin It on Pinterest

Shares
Share This

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen