In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du Informationen in einem Word-Dokument vorübergehend verstecken kannst.

Wenn Du ein Dokument mit anderen Nutzern teilen möchtest, das vertrauliche Daten wie Kreditkartennummern oder Adressen enthält, die Du nicht weitergeben willst, ist Dein erster Gedanke wahrscheinlich, die entsprechenden Daten während der Textverarbeitung zu löschen und anschließend, vielleicht nach dem Versand an einen Kollegen, für Dich wieder einzufügen.

Microsoft hat dieses Szenario bedacht und für solche Fälle die Funktion „Ausblenden“ eingeführt.

Allerdings ist diese selbst gut versteckt, also zeig’ ich sie Dir kurz…

Text ausblenden? So geht’s!

Vorab sollte ich noch kurz erwähnen, dass die Funktion Text ausblenden natürlich in der gesamten Office Suite verfügbar ist: In Excel kann man Zeilen, Spalten und Blätter ausblenden, in PowerPoint lassen sich Folien durch das Ausblenden von der Präsentation ausschließen. Auch ist Word nicht das einzige Schreibprogramm, das über diese Funktion verfügt. LibreOffice erlaubt beispielsweise auch das Ausblenden von Text. Doch dazu ein andermal mehr… Heute konzentrieren wir uns auf vertrauliche Daten, die in Word auszublenden sind.

Zunächst musst Du den Text, den Du ausblenden möchtest, markieren.

Dann klickst Du auf Format – Schriftart (Alternative: Shortcut ⌘+D am Mac / Strg+D am PC). Unter Effekte setzt Du das Häkchen im Kontrollkästchen für Ausgeblendet und klickst anschließend wieder auf OK.

Jetzt sieht es so aus, als wäre der Text verschwunden. Er ist aber nach wie vor enthalten, sodass Du ihn nicht lästig hin- und herkopieren oder neu eingeben musst, solltest Du ihn selbst wieder benötigen.

 Diesen Button suchst Du Diesen Button suchst Du

Für Word ist der Text jetzt als nicht druckbares Zeichen klassifiziert. Das bedeutet, dass Du den Text vorübergehend wieder sichtbar machen kannst, indem Du auf den Button Alle nicht druckbaren Zeichen anzeigen in der Start-Leiste klickst.

Achtung! Die Funktion Text Ausblenden macht ihn nicht für jeden unsichtbar!

An dieser Stelle ist es wichtig, dass es nicht zu Missverständnissen kommt bzw. dass man unter ausgeblendetem Text nicht eine Art Verschlüsselung versteht. Denn diese Möglichkeit steht auch anderen Nutzern zur Verfügung! Sofern Du also nicht weitere Maßnahmen ergreifst (dazu unten mehr), ist Dein Text für andere lediglich unsichtbar, sofern sie diese Option nicht aktivieren.

Solltest Du Dich nach einem Klick auf den Button fragen, welcher Text denn nun versteckt war und nicht alles rückgängig machen wollen; der versteckte Text ist in dieser Ansicht, in der auch Absätze und Leerzeichen sichtbar markiert sind, durch gepunktete Linien unter dem Text markiert.

Willst Du nun den Text anschließend wieder permanent einblenden, dann kehre zurück ins Schriftart-Menü, nachdem Du den Text markiert hast, und entferne den Haken bei Ausgeblendet.

Das setzt natürlich voraus, dass Du wenigstens in etwa weißt, wo der Text stand. Wenn das nicht der Fall ist, markiere den gesamten Text und kehre zurück ins Schriftart-Menü.

Du wirst sehen, dass das Kästchen bei Ausgeblendet jetzt ein Minus enthält oder komplett schwarz ausgefüllt ist. Das liegt daran, dass wir nicht nur ausgeblendeten Text markiert haben.

Um jetzt alles wieder sichtbar zu machen, musst Du also zweimal auf das Kästchen klicken.

Nicht aus Versehen andere vertrauliche Daten wieder einblenden

Vorsicht! Wenn Du vorher an mehreren Stellen im Dokument Text versteckt hast, wird dadurch natürlich alles wieder eingeblendet. Es kann also sein, dass Du nachträglich Text erneut ausblenden musst, falls Du nicht alle ausgeblendeten Passagen wieder einblenden wolltest.

Achte auch darauf, dass man in den Druckeinstellungen festlegen kann, ob ausgeblendeter Text gedruckt werden soll.

Das kann praktisch sein, wenn man Daten nur in der digitalen Dokumentansicht ausblenden wollte. Genauso kann es aber passieren, dass man sich auf die Funktion Ausblenden verlässt und anschließend die Informationen unabsichtlich mit dem restlichen Text ausdruckt.

Wie man vertrauliche Daten wirklich in Word schützen kann

Willst Du auch vermeiden, dass andere Nutzer, die im Besitz der Datei sind, vertrauliche Daten im Dokument wieder sichtbar machen, kannst Du nur das gesamte Dokument schützen (Extras – Dokument schützen).

Microsoft Word lässt seinen Nutzern zwar die Option, nur bei Änderungen und nicht schon beim Öffnen der Datei ein Passwort anzufordern; wenn allerdings am Dokument weitere Änderungen vorgenommen werden sollen, ist das keine Option, um die ausgeblendete Passage vor den Augen fremder Nutzer zu schützen.

Hierbei bliebe nur die letzte Option, nämlich den Text ganz klassisch zu entfernen.

Trotzdem ist auch der ausgeblendete Text im Alltag eine sehr praktische und oft übersehene Option, um „mal schnell“ die Ansicht des Dokuments für fremde Augen anzupassen.

Ich hoffe, der Beitrag hat Dir geholfen und mein Tipp findet demnächst auch bei Dir Anwendung! Wenn Du in Zukunft mehr über Textverarbeitung und versteckte Funktionen in Schreibprogrammen erfahren möchtest, abonniere einfach meinen Newsletter. Dann verpasst Du nie wieder einen Beitrag.

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