In dieser Reihe zeige ich Dir, wie Du mithilfe der Suchfunktion in Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder OpenOffice Fehler vermeiden kannst.

Aber auch auf scheinbar schnelle Lösungen wie die Funktion „Alles ersetzen“, die oft das Ziel verfehlt, gehe ich kurz ein.

Gute Autoren kennen sich selbst… und lernen ihre eigenen Fehler kennen

In der Vergangenheit hast Du die kleine, schnuckelige Lupe oben rechts wahrscheinlich nur benutzt, wenn Du nach einer Pause wieder die richtige Seite finden wolltest, oder?

Vielleicht bist Du auch ein Such-Ninja, aber eines weiß ich genau: Wir alle nutzen die Suchfunktion viel zu selten.

Ich bin der festen Überzeugung, dass Du als Autor, Texter oder Blogger Dich selbst und Deinen eigenen Stil über längere Zeit immer und immer besser kennenlernst. Du meditierst über Dich selbst, Deinen Sprachgebrauch und Deine Fehler – das heißt, wenn Du bescheiden genug bist, Dir diese einzugestehen.

Je mehr Fehler Du selbst erkennst, einsparst und beseitigst, desto schneller steht ein Text vor Dir, der Leser fesselt und begeistert. Denn absichtlich wirst Du keine Schmunzler über Dein „Anebgot“ wollen, oder? Also…

Sollen wir gemeinsam Deine Dokumente verbessern und dabei noch Zeit sparen? Dann los!

Das Wichtigste vorweg: Wenn Du Zeit sparen willst, solltest Du Tastenkürzel verinnerlichen. Du brauchst nicht jeden erdenklichen Shortcut auf dem Planeten auswendig zu lernen. Merk Dir diejenigen für die Funktionen, die Du häufig benutzt oder in Zukunft gebrauchen möchtest.

Und wenn wir einmal dabei sind: Wenn Du die Suchfunktion regelmäßiger einsetzen möchtest, solltest Du das Tastenkürzel Strg + F (für Windows) oder ⌘ + F (für Mac) an die Pinnwand pappen.

Was soll ich überhaupt in meinem Dokument suchen?

„Schreiben heißt Umschreiben“, so das geflügelte Wort, das Dir sicher schon begegnet ist.

Und sicherlich ist das Überarbeiten der ersten Version unumgänglich.

Bei zahlreichen Lektoraten und beim Verfassen meiner eigenen Dissertation, mehrerer Webseiten und Blogposts habe ich eins festgestellt: Die Suchfunktion ist der beste Freund eines jeden Schreiberlings. Egal, ob er sich Texter, Autor oder Blogger nennt.

„Wie habe ich das im vorletzten Kapitel nochmal geschrieben? Irgendetwas mit ‚gestalterisch’…“

Ich wähle heute ein sehr konkretes Beispiel: Ortsangaben in Zitaten. Nicht, um Dich zu ärgern. Keine Sorge, es handelt sich nur um ein Beispiel. Du kannst die Methode auf zig andere Texte übertragen.

Dabei gehe ich auf häufige Fehlerquellen ein, für deren Vermeidung es keine besonderen Grammatik- oder Software-Kenntnisse braucht.

Die Suchleiste in Microsoft Word, OpenOffice oder sonstigen Schreibprogrammen reicht völlig!

Wer braucht die Suchfunktion, und wann?

Die ausgewählten Beispiele greifen, wenn Du in den folgenden Bereichen tätig bist:

  • Wissenschaftler
  • Journalisten
  • Studenten
  • Sachbuchautoren

Prinzipiell lassen sich zahlreiche Fehler in Textdokumenten mit der Suchfunktion verhindern. Hier möchte ich diese anhand von Zitaten erläutern.

Zugegeben, nicht jeder arbeitet mit Zitaten. In aller Regel befassen sich oben genannte Berufsgruppen mit diesem Problem.

Wenn man es aber tut, sollten die Zitate einheitlich formatiert sein. Die Zahl der Programme für Literaturverwaltung, Zitatformatierung, Recherche und Aufgabenplanung ist beinahe endlos:

Als gängige Kandidaten kenne ich aus dem universitären Kontext Endnote X8 und Citavi.

Doch zum einen kostet die Software-Lizenz Geld – auch wenn viele Universitäten ihren Angehörigen ermäßigte oder kostenlose Lizenzen zur Verfügung stellen – zum anderen muss man sich mit einem weiteren Programm auseinandersetzen, welches nicht immer alle Probleme löst.

Wenn Du Student bist, solltest Du Dich also informieren, ob Deine Uni an einem Programm teilnimmt und günstige Lizenzen zur Verfügung steht. Gleiches gilt, wenn Du in einer PR-Abteilung oder einem Verlag angestellt bist.

Eines der Programme mag auch eine passende Lösung für Autoren darstellen, die sich größeren Projekten zuwenden und die vor einer kleinen Lernkurve nicht zurückschrecken, doch dazu an anderer Stelle mehr.

Ich selbst habe für meine Dissertation Microsoft Word und Endnote X7 (heute X8) verwendet.

Und ich könnte Hymnen der Dankbarkeit anstimmen auf all die Momente, in denen Endnote mir lästige Kleinstarbeit abgenommen hat. La-la-la-laaa… Seelig die Fußnote… Halt, Stop!

Allerdings hat es mich auch mehrere Tage gekostet, meinen eigenen Zitierstil im Programm anzulegen, weil dieser nicht in den Vorlagen zu finden war (auch wenn diese zahlreich sind).

Und letztlich blieben am Ende auch kleine Makel übrig, die ich von Hand bereinigen musste, eben mit der Suchfunktion.

Unabhängig davon, ob man nun automatisch formatierte Zitate aus Word, Endnote oder Citavi verwendet hat oder nicht, bleibt eine Reihe von Fehlerquellen übrig, nach denen man oft suchen muss.

Ein Beispiel mag das genauer verdeutlichen.

Was die beste Software nicht verhindert…

  • Uneinheitliche Schreibweise von Orten oder Verlagen
  • Abkürzungen geläufiger Ortsangaben und Verlagsnamen
  • Fehlerhafte Abkürzungen

Viele Literaturverwaltungsprogramme (und sogar Schreibprogramme wie Microsoft Word) erlauben dem Benutzer zwar, die Daten in Masken einzupflegen, damit die Anordnung der Informationen immer die gleiche ist (Etwa: Autorname: Titel. Publikationsort Jahr.), allerdings vereinheitlicht das Programm (oder die mir bekannten) bislang nicht die Schreibweise der Bestandteile selbst.

Wenn Du also einmal „Frankfurt am Main“, dann „Frankfurt/Main“ und beim dritten Zitat „Frankfurt a. M.“ schreibst, hast Du zwar die Informationen in der richtigen Reihenfolge erwähnt, allerdings trotzdem keine einheitliche Zitation gebraucht.

Lästig wie diese Fehlerquelle sein mag, so leicht ist sie auch zu beheben. Für diesen Beitrag beschränken wir uns dabei auf die Ortsangaben, auch wenn das gleiche Schema zu weiteren Angaben passt:

Das automatische Literaturverzeichnis in Word ist kein Garant für fehlerfreie Dokumente

Literaturverzeichnis in Word mit fehlerhaften Angaben

… und wie man es selbst mit der Suchfunktion verhindert

Um diese Fehlerquelle zu vermeiden, gehst Du der Reihe nach alle Zitate durch und identifizierst diejenigen „Kandidaten“, die unterschiedliche Schreibweisen zulassen.

In aller Regel sind das Ortsangaben, mit denen Du besonders vertraut bist oder die Dir aus dem Alltag geläufig sind.

Vielleicht kürzt Du gerne mal „New York City“ zu „NYC“ ab, während Du selten versucht sein wirst, „Bernkastel Kues“ abzukürzen, auch wenn die Wortlänge es sicher nahelegt.

Bleiben wir für einen Moment beim Beispiel „New York City“.

Zunächst suchst Du alle erdenklichen Schreibweisen, die Dir einfallen. Oft hilft es auch, nur die ersten Buchstaben des Wortes zu tippen, um unwahrscheinliche oder Tippfehlern geschuldete Abkürzungen zu finden.

Hast Du beispielsweise „Frankfurt am Main“ versehentlich mit „Frank. a. M.“ anstatt mit „Frankf. a. M.“ abgekürzt, wird die Suche nach „Frankf.“ sie nicht erfassen.

Du musst lernen, Dich gedanklich von der Bedeutung Deiner Inhalte zu lösen! Achte nicht auf das, was Du geschrieben hast, sondern beobachte die Buchstaben anstatt sie zu lesen. 

Auch wenn Du kein Philosoph bist… Kenne Dich selbst!

Hier ist auch ein wenig Selbsteinschätzung gefragt. Über die Zeit lernst Du die „üblichen Verdächtigen“ kennen, die Du in ersten Entwürfen meist abkürzt oder die aus Gewohnheit Tippfehler enthalten. In der Grundschule habe ich gerne mal von meinem „Fater“ berichtet.

Und auch wenn ich wusste, dass es eigentlich der „Vater“ hätte sein sollen, hat’s eine Zeit gebraucht, bis ich den Fehler ausgemerzt habe. Es ist keine Schande, Fehler zu machen, aber Du solltest Dich selbst gut genug kennen, um die wiederkehrenden zu vermeiden, um Deine Aufmerksamkeit den seltenen zuwenden zu können.

Auch schreibt der Zitierstil häufig vor, wie viele Publikationsorte vollständig erwähnt werden, bevor man die restlichen mit „u. a.“, „et al., „[u. a.]“ oder dergleichen zusammenfasst. Bei Zeitschriftentiteln werden die Publikationsorte manchmal gar nicht genannt.

Während Du also alle Ortsangaben durchforstest, kannst Du auch gleich darauf achten, ob beispielsweise nicht mehr als zwei Orte der Veröffentlichung erwähnt werden.

Auch die Folgeformel sollte einheitlich sein, sodass nicht einmal „u. a.“ und einmal „et al.“ hinter dem ersten oder zweiten Publikationsort steht. Diesen Teil nehmen Dir Zitierprogramme wie Endnote X8 oder Citavi glücklicherweise ab.

Wer sich also Erleichterung verschaffen will, kann diesen Schritt umgehen. Für alle anderen hilft die Suchfunktion auch hier weiter.

Ein letzter Tipp…

Viele Studenten – und wahrscheinlich auch andere Autoren – sind in dieser Situation versucht, die Funktion „Alle ersetzen“ zu gebrauchen.

Zur Erklärung: Diese Funktion ersetzt in Microsoft Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen ein Zeichen oder ein Wort an allen Stellen innerhalb des Dokuments.

Sofern Du dir der Sache nicht sehr sicher bist und es sich nicht um den einzigen Fall handelt, bei dem Du einmalig einen in Shanghai gehaltenen Vortrag zitieren musst, während Shanghai sonst keinerlei Relevanz für Deine Arbeit hat, such manuell, so nervtötend es auch sein mag.

Ich bin immer wieder erstaunt, wie häufig ich so triviale Begriffe wie Orte auch an anderer Stelle im Dokument erwähnt habe. Die automatische Vereinheitlichung schadet deshalb meist mehr als sie nutzt.

In der Mediävistik hatte ich beispielsweise häufig mit Handschriften zu tun, die nach ihrem Fund- oder Verwahrungsort benannt werden.

Es kann aber natürlich passieren, dass ein Ort gleichzeitig Thema Deines Textes ist. Ob Du nun einen Vortrag zitierst oder auf Deine Recherche im Kölner Dom verweist.

Kürzt Du dann ab, weil Du nicht in allen Fällen „Heidelberg“ ausschreiben möchtest, wird aus der „Heidelberger Liederhandschrift“ die „Hdlbg.er Liederhandschrift“.

Wenn Du das wünscht oder der Zitierstil es vorschreibt – prima. Als ungewollte Korrektur, von der Du nichts weißt, schrecklich.

Auch formatiert Dein Schreibprogramm Ortsangaben im Literaturverzeichnis manchmal anders als im Fließtext oder in Fußnoten. Eine übergreifende Korrektur im gesamten Dokument ist also in den meisten Fällen kontraproduktiv.

Kennst Du weitere Kniffe und Tricks, wie man mit der Suchleiste Fehler im eigenen Text vermeiden kann?

Oder hast Du meine Hinweise beim letzten Projekt ein wenig weiterentwickelt? Lass es mich wissen, schreib mir eine E-Mail!

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