In dieser Reihe zeige ich Dir, wie Du mithilfe der Suchfunktion in Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder OpenOffice Fehler vermeiden kannst. Du denkst jetzt sicher an die Spatzenflinte „Alles ersetzen“. Aber die verfehlt oft das Ziel. Dazu später mehr.

Sollen wir gemeinsam Deine Dokumente aufpeppen und dabei noch Zeit sparen? Dann los!

„Schreiben heißt Umschreiben“, so das geflügelte Wort, das Dir sicher begegnet ist. Und ja, Du kommst nicht umhin Deine ersten Version zu überarbeiten. Diese geschliffenen Texte, die Du bei anderen Autoren bewunderst? Überarbeitet! Manche hunderte Male. Bevor Du die Flinte ins Korn wirfst: Nicht jeder Schritt der Arbeit an Deinen Texten muss Dich Nerven, Blut und Schweiß kosten. Einige kosten Dich nur Sekunden.

Bei zahlreichen Korrekturen von Abschlussarbeiten und beim Verfassen meiner eigenen Dissertation habe ich bemerkt, wie die Suchfunktion uns Autoren das Umschreiben und Korrigieren erleichtert.

Heute wenden wir uns deshalb den Ortsangaben in Zitaten zu. Dabei gehe ich auf häufige Fehlerquellen ein, die Du ohne besondere Grammatik- oder Software-Kenntnisse umschiffen kannst. Heute reicht uns die kleine Lupe in Microsoft Word, OpenOffice oder sonstigen Schreibprogrammen!

Suchfunktion im Schreibprogramm

Wer braucht die Suchfunktion, und wann?

Die hier ausgewählten Beispiele greifen vor allem, wenn Du in den folgenden Bereichen tätig bist:

  • Wissenschaftler
  • Journalisten
  • Studenten
  • Sachbuchautoren

Prinzipiell lassen sich zahlreiche Fehler in Dokumenten mit der Suchfunktion verhindern. Hier möchte ich diese anhand von Zitaten erläutern. Zugegeben, nicht jeder arbeitet mit Zitaten. In aller Regel befassen sich oben genannte Berufsgruppen mit diesem Problem.

Wenn Du es aber tust, solltest Du die Zitate einheitlich formatieren. Keiner liest gerne Hü-Hott-Fußnoten. Eine ganze Legion von Programmen für Literaturverwaltung, Zitatformatierung, Recherche und Aufgabenplanung steht Dir zur Verfügung.

Als gängige Kandidaten kenne ich aus der Uni Endnote X8 und Citavi. Doch zum einen kostet die Software-Lizenz Geld, zum anderen musst Du Dich mit einem weiteren Programm befassen, welches selten alle Probleme löst. Achte darauf, ob Deine Universität an einem Programm für vergünstigte Software-Lizenzen teilnimmt. Nicht, dass Du Deine Altersvorsorge auf Apps für Dein Literaturverzeichnis verbraten hast und dann merkst, dass Du sie reduziert hättest haben können.

Wenn Du Student bist, solltest Du Dich informieren, ob Deine Uni an einem Programm teilnimmt und günstige Lizenzen zur Verfügung steht. Gleiches gilt, wenn Du in einer PR-Abteilung oder einem Verlag angestellt bist.

Eines der Programme mag auch eine passende Lösung für Autoren darstellen, die sich großen Projekten zuwenden und die vor einer Lernkurve nicht zurückschrecken, dazu später mehr.

Ich selbst habe für meine Dissertation Microsoft Word und Endnote X7 (heute X8) verwendet. Und ich könnte Hymnen der Dankbarkeit anstimmen auf all die Momente, in denen Endnote mir lästige Kleinstarbeit abgenommen hat. Klick – Klick – formatiert.

Allerdings hat es mich einige Klicks mehr gekostet, meinen eigenen Zitierstil im Programm anzulegen, weil dieser nicht in den Vorlagen zu finden war (auch wenn diese zahlreich sind). Und letztlich blieben am Ende kleine Makel übrig, die ich von Hand bereinigen musste, eben mit der Suchfunktion.

Unabhängig davon, ob Du nun automatisch formatierte Zitate aus Word, Endnote oder Citavi verwendet hast oder nicht, bleibt eine Reihe von Fehlerquellen übrig, nach denen Du suchen solltest. Ein Beispiel:

Was die beste Software nicht verhindert…

  • Uneinheitliche Schreibweise von Orten oder Verlagen
  • Abkürzungen geläufiger Ortsangaben und Verlagsnamen
  • Fehlerhafte Abkürzungen

Viele Literaturverwaltungsprogramme (und sogar Schreibprogramme wie Microsoft Word) erlauben Dir zwar, die Daten in Masken einzupflegen, damit die Anordnung der Informationen immer die gleiche ist (Etwa: Autorname: Titel. Publikationsort Jahr.). Allerdings vereinheitlicht das Programm nicht die Schreibweise der Bestandteile selbst.

Wenn Du also einmal „Frankfurt am Main“, dann „Frankfurt/Main“ und beim dritten Zitat „Frankfurt a. M.“ schreibst, hast Du zwar die Informationen in der richtigen Reihenfolge erwähnt. Trotzdem werden Deine Angaben aussehen wie Kraut und Rüben. Lästig wie diese Fehlerquelle sein mag, so leicht ist sie auch zu beheben. Für diesen Beitrag beschränken wir uns dabei auf die Ortsangaben. Das gleiche Schema passt aber auch zu weiteren Angaben:

 

Das automatische Literaturverzeichnis in Word ist kein Garant für fehlerfreie Dokumente

Literaturverzeichnis in Word mit fehlerhaften Angaben

… und wie Du & die Suchfunktion zusammen aufräumen

Um diese Fehlerquelle zu vermeiden, gehst Du der Reihe nach alle Zitate durch und identifizierst die „Kandidaten“, die unterschiedliche Schreibweisen zulassen. In aller Regel sind das Ortsangaben, mit denen Du besonders vertraut bist oder die Dir aus dem Alltag geläufig sind. Geh mal in Dich. Vielleicht kürzt Du gerne  „New York City“ zu „NYC“ ab. Dagegen wirst Du selten versucht sein, „Bernkastel Kues“ abzukürzen, auch wenn die Wortlänge es sicherlich nahelegt.

Bleiben wir für einen Moment beim Beispiel „New York City“. Zunächst suchst Du alle erdenklichen Schreibweisen, die Dir einfallen. Oft hilft es auch, nur die ersten Buchstaben des Wortes zu tippen, um unwahrscheinliche oder Tippfehlern geschuldete Abkürzungen zu finden. Hast Du beispielsweise „Frankfurt am Main“ versehentlich mit „Frank. a. M.“ anstatt mit „Frankf. a. M.“ abgekürzt, wird die Suche nach „Frankf.“ sie nicht erfassen.

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... auf dem Weg zu Deinem fehlerfreien Text

Kenne Dich selbst & finde Deine Fehler

Ich weiß, sehr philosophisch. Aber im Ernst. Hier ist auch Selbsteinschätzung gefragt. Über die Zeit lernst Du die „üblichen Verdächtigen“ kennen, die Du in ersten Entwürfen meist abkürzt oder die aus Gewohnheit Tippfehler enthalten. In der Grundschule habe ich gerne mal von meinem „Fater“ berichtet.

Und auch wenn ich wusste, dass es eigentlich der „Vater“ hätte sein sollen, hat’s eine Zeit gebraucht, bis ich den Fehler ausgemerzt habe. Es ist keine Schande, Fehler zu machen, aber Du solltest Dich selbst gut genug kennen, um die wiederkehrenden zu vermeiden. Nur dann kannst Du Deine Aufmerksamkeit auch den seltenen zuwenden.

Auch schreibt der Zitierstil häufig vor, wie viele Publikationsorte vollständig erwähnt werden, bevor man die restlichen mit „u. a.“, „et al., „[u. a.]“ oder dergleichen zusammenfasst. Bei Zeitschriftentiteln werden die Publikationsorte manchmal gar nicht genannt.

Während Du also alle Ortsangaben durchforstest, kannst Du auch gleich darauf achten, ob beispielsweise nicht mehr als zwei Orte der Veröffentlichung erwähnt werden. Auch die Folgeformel sollte einheitlich sein, sodass nicht einmal „u. a.“ und einmal „et al.“ hinter dem ersten oder zweiten Publikationsort steht. Diesen Teil nehmen Dir Zitierprogramme wie Endnote X8 oder Citavi glücklicherweise ab. Puh!

Wenn Du Dir also Erleichterung verschaffen willst, kannst Du diesen Schritt umgehen. Für alle anderen hilft die Suchfunktion auch hier weiter.

Ein letzter Tipp…

Viele Studenten – und wahrscheinlich auch andere Autoren – sind in dieser Situation versucht, die Funktion „Alle ersetzen“ zu gebrauchen. Sie sitzt da im Suchfenster und winkt Dich zu ihr herüber, als könnte sie all Deine Probleme im Handumdrehen lösen. Fall nicht drauf rein!

Zur Erklärung: Diese Funktion ersetzt in Microsoft Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen ein Zeichen oder ein Wort an allen Stellen innerhalb des Dokuments. Du benutzt hier die Abrissbirne, sei Dir dessen im Klaren.

Du solltest Dir also absolut sicher sein, dass diese Zeichen verschwinden müssen. Sie später an allen erdenklichen Stellen wieder einzufügen, nachdem Du weitere Änderungen vorgenommen hast, wird sonst eine Qual. Handelt es sich um den einzigen Fall, bei dem Du einen in Shanghai gehaltenen Vortrag zitieren musst, während Shanghai sonst keinerlei Relevanz für Deine Arbeit hat? Feuer frei! Ansonsten: Suche manuell, so nervtötend es auch sein mag.

Ich bin immer wieder erstaunt, wie häufig ich so triviale Begriffe wie Orte auch an anderer Stelle im Dokument erwähnt habe. Daher schadet die automatische Vereinheitlichung meist mehr als sie nutzt. In der Mediävistik ist beispielsweise häufig die Rede von Handschriften, die nach ihrem Fund- oder Verwahrungsort benannt werden.

Kürzt man dann beispielsweise ab, weil man nicht in allen Fällen „Heidelberg“ ausschreiben möchte, wird aus der „Heidelberger Liederhandschrift“ die „Hdlbg.er Liederhandschrift“.

Wenn man das wünscht oder der Zitierstil es vorschreibt – prima. Als ungewollte Korrektur, von der Du nichts weißt? Schrecklich!

Auch werden Ortsangaben im Literaturverzeichnis manchmal anders formatiert als im Fließtext oder in Fußnoten. Eine übergreifende Korrektur im gesamten Dokument ist also in den meisten Fällen kontraproduktiv.

Kennst Du weitere Kniffe und Tricks, wie man mit der Suchleiste Fehler im eigenen Text vermeiden kann? Oder hast Du meine Hinweise beim letzten Projekt ein wenig weiterentwickelt? Lass es mich in den Kommentaren wissen! Ich freue mich über jeden einzelnen, der mir hilft, selbst besser zu schreiben und meine Software ein wenig besser zu meistern.

Genug gesucht für heute! Wenn Du nie mehr hilfreiche Beiträge wie diesen suchen willst, melde Dich zu meinem Email-Kurs an!

Suchfunktion in Schreibprogrammen

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