„Makros in Word? Was kann ich damit tun? Was sind überhaupt Makros?“ – Mit diesen beiden Fragen begann damals meine langwierige Odyssee durch endlose Suchergebnisse. Heute benutze ich Makros gerne, um Zeit zu sparen, Texte zu korrigieren und Word meinen Gewohnheiten anzupassen.

Wenn es Dir geht wie mir damals, suchst Du gerade nach einer Anleitung, die Dir ohne Fach-Chinesisch erklärt, was man mit Makros überhaupt anfängt. Vielleicht freust Du Dich auch wie ich, einen deutschsprachigen Beitrag über Makros zu finden. Jedenfalls habe ich damals nur wenige ausfindig machen können. So kam die Idee zustande…

Reihe: Makros für Microsoft Word

In dieser Reihe möchte ich Dir die Grundlagen von Makros in Microsoft Word in einfachen Worten erklären. Für den Anfang ist es unvermeidbar, dass wir über Sicherheit sprechen. Ein paar Dinge musst Du einfach beachten, um Deinem Rechner und Deinen Dateien keinen Schaden zuzufügen. Anschließend gehen wir auf ein paar Anwendungsbeispiele ein, sodass Du selbst mit Makros experimentieren kannst.

Eines noch vorweg…

Ich bin kein Experte für Office. Allerdings habe ich mich in den letzten Monaten ausgiebig mit Makro-Befehlen, gerade in Word, auseinandergesetzt. Ich halte sie für ein tolles Werkzeug, um uns Autoren die Textverarbeitung zu erleichtern und dem Lektor Zeit zu ersparen.

Wenn das für Dich reizvoll klingt, nehme ich Dich gerne ein Stück mit und zeige Dir die Grundlagen. Fangen wir bei Adam und Eva an.

Was sind Makros?

Bevor wir uns den Sicherheitseinstellungen widmen, klären wir erst mal die Frage, was Makros überhaupt sind.

Makros oder Makro-Befehle findest Du nicht nur in Microsoft Word, sondern auch in allen anderen Programmen der Office Suite wie Excel oder PowerPoint.

Hauptsächlich setzt Du Makros ein, um wiederkehrende oder mehrteilige Arbeitsschritte aufzuzeichnen und später zu automatisieren. Vereinfacht gesagt handelt es sich bei Makro-Befehlen um Code, der diese Schritte später in Deinem Namen ausführt. Quasi wie Rosie, der Roboter der Jetsons, nur für Word. Und weniger zickig.

Dazu zeichnest Du die Makros einmalig auf, hinterlegst sie in einer Vorlage oder einem Dokument und spielst sie wie in einem Media-Player ab. Nur dass dieser keine Video-Datei wiedergibt, sondern Befehle ausübt und sie auf das jeweils geöffnete Dokument anwendet.

Mac Automator

Wenn Du einen Mac besitzt, kennst Du vielleicht den Automator. Das Prinzip ist ähnlich, nur dass Deine Befehle auf ein Programm und dessen Inhalte beschränkt sind.

Und wenn jetzt Dein Puls schon steigt, weil Du den Automator partout nicht dazu bekommst, Bilder in einem Ordner nach rechts zu drehen, entspann Dich. So kompliziert wird’s in Word nicht werden. Was mich zum nächsten Punkt bringt.

Muss ich Programmierer sein, um Makro-Befehle zu benutzen?

Da kann ich Dich beruhigen: Nein.

Programmier-Kenntnisse sind für den Einsatz von Makros in Word und den anderen Office-Apps nicht notwendig.

In aller Regel schreibt Word selbst den Code, der sich auf Deine Dokumente überträgt, im Hintergrund. Die Makroprogrammierung folgt Deinen Handlungen in der Anwendungsoberfläche, die Du hoffentlich schon gewohnt bist (Mehr dazu unten bei den Tastenkürzeln).

Dir bleibt nur überlassen, die richtigen Befehle auszuwählen, damit Du im Dokument keinen Schaden anrichtest. Letztlich kannst Du aber Dein Dokument genauso katastrophal von Hand wie mit Makros zerschießen. Vorsicht ist bei allen übergreifenden Befehlen geboten.

Auch bist Du bei der Auswahl der Befehle Grenzen unterworfen. Beispielsweise kannst Du während der Makroprogrammierung weder Deine Maus noch Dein Trackpad einsetzen. Darauf gehen wir aber im Laufe der Reihe noch ein.

Gegebenenfalls brauchst Du später begrenzte Kenntnisse oder ein Auge für den Code, der den Makros zugrunde liegt, um diesen bearbeiten zu können. Das klingt aber schwieriger als es ist und muss Dir keine Angst einjagen und Dich erst recht nicht vom Nutzen dieser großartigen Möglichkeit fernhalten.

Mit ein wenig Experimentierfreude findest Du schnell heraus, was Deine Makros tun und wie Du sie Deinem Gestaltungswillen anpassen kannst.

Und wenn Du Dich an die Formeln unter der Haube nicht herantrauen möchtest, können Makros für Dich immer noch von großem Nutzen sein.

Bei allem Spaß am Code sollten wir aber auch die Sicherheit nicht aus den Augen verlieren, auch wenn das für Dich im Kontext „Office“ ungewohnt ist.

Makro-Befehle und Sicherheit

Diesen wichtigen Punkt darfst Du auf gar keinen Fall vernachlässigen!

Stell Dir jetzt meinetwegen die monotone Stimme Deines Rektors vor, die Dich in Kindertagen über den Lautsprecher angeödet hat. Ich komm damit klar.

Wie bereits erwähnt führen Makros eine Serie von Befehlen automatisch aus. Häufig bringt dieser Automatismus Sicherheitslücken mit sich.

Stell Dir vor, Du könntest Deinem Auto mit einem kleinen Programm sagen, dass es in bestimmten Situationen automatisch Gas geben oder bremsen soll. Oder noch schlimmer: Eine fremde Person könnte Deinem Auto denselben Befehl geben. „Tut mir leid, Dave, aber das kann ich nicht tun.“ – Brrr.

Siehst Du, wieso das für Deine Sicherheit und die anderer Fahrer problematisch werden könnte? Genauso ist es mit Makro-Befehlen auf dem Rechner. Jedes Mal, wenn etwas automatisch passiert, ohne dass Du darauf Einfluss nimmst, kann es Deinem Rechner oder Deinen Dateien schaden.

Aus diesem Grund haben Dokumente, die Makros ausführen, eine andere Datei-Endung als die, die Du normalerweise verwendest: Im Fall von Microsoft Word enden die Dateien auf .dotm anstatt auf .docx oder .doc, je nach Aktualität Deiner Word-Version.

Sicherheitseinstellungen in Microsoft Word für Makros

Wenn Du ein Dokument öffnest, das Makros enthält, warnt Microsoft Word Dich – je nach Einstellungen – in einer Leiste am oberen Rand des Editors.

Hierzu sind standardmäßig Sicherheitseinstellungen vergeben, die Du bei Bedarf ändern kannst, sofern sie nicht von einem Admin (etwa in Firmenumgebungen) vorgegeben sind.

Unter macOS sind die Sicherheitsoptionen für Makro-Befehle überschaubar. Entweder Du erhältst Warnungen oder nicht. Alles, was es dafür braucht, ist der kleine Haken unter Einstellungen > Sicherheit und Datenschutz > Makrosicherheit. In der Windows-Version sind die Sicherheitseinstellungen für Makros mittlerweile umfangreicher.

Aktivierst Du auf dem Mac dieses Kästchen, warnt Microsoft Word Dich bei jedem Dokument mit Makros, bevor es diese aktiviert. Ähnliche Optionen gibt es unter Windows für das einmalige Aktivieren von Makros, das Erlauben digital signierter Makros etc.

Makrosicherheit in Word

Aktiviere nie unnötige oder unbekannte Makros!

Um ein Dokument nur zu lesen und es nicht zu bearbeiten, solltest Du Makros nie aktivieren! Erst recht nicht, wenn Du das Dokument nicht selbst erstellt hast oder es per E-Mail von einer Dir fremden Person erhalten hast. Ritz es in eine Steinplatte und stell sie auf den Schreibtisch: Du – sollst – nur – bekannte – Makros – aktivieren.

Nach wie vor nutzen zahlreiche Hacker die Sicherheitslücke, die Makro-Befehle bieten, aus. Öffne also kein Dir fremdes dotm.-Dokument, das Du im Anhang einer E-Mail erhalten hast. Egal, wie viele Goldunzen oder Euros Dir der neue König von Zamunda in der E-Mail verspricht, wenn Du die Makros ausführst!

Wenn Du die Makros selbst erstellt hast, mag es zwar sein, dass Du Chaos im eigenen Dokument anrichtest. Das kannst Du aber ja häufig rückgängig machen. Größeren Schaden auf Deinem Rechner kannst Du normalerweise beim Aufnehmen der Makros schon absehen. Schließlich führt ein Makrobefehl nur kleine Befehle aus, die Du vorher ausgewählt hast.

Sofern Du keine endlose Kette von Befehlen eingepflegt hast, kannst Du nachvollziehen, wo etwas schief gelaufen ist.

Später kann Code nützlich sein

Bis Du Dich mit dem Programmieren von Makros besser auskennst, halte Dich am besten an Beispiele aus bekannten Quellen. Versuch ab und zu, intakte Makros im Code umzuarbeiten und lerne aus dem, was Word dann tut. Idealerweise verwendest Du dafür Duplikate Deiner Dokumente oder Test-Dateien. Dann stellt auch ein Datenverlust oder ein entstelltes Dokument kein Problem dar. So wirst Du in kurzer Zeit auch im Code Deine Makros überarbeiten können, ohne jedes Mal ein komplett neues Makro aufnehmen zu müssen.

Um die Sicherheitseinstellungen zu Makros zu sehen, klickst Du in Word auf den Entwickler-Reiter oder steigst etwas tiefer in die Einstellungen. In Firmen-Umgebungen darfst Du diese unter Umständen nicht einsehen, weil sie häufig Dein Admin steuert.

In dem Fall solltest Du mit Deinem Chef oder Admin die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen besprechen, um Makros sicher einzusetzen. Wir wollen ja nicht, dass Du am Ende zwei Tage das fleißige Schneiderlein mimst und dann die Ablagen-Apokalypse probst.

Kurz und gut: Denk dran, Makros verhalten sich wie kleine Programme, die im Hintergrund laufen. Triff die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, bevor Du sie einsetzt, damit Du den Spaß an schnelleren Arbeitsabläufen nicht durch Sicherheitsprobleme oder Datenverlust verdirbst.

Jetzt geht’s aber schon daran, Deinen Rechner auf den Einsatz von Makros vorzubereiten.

Speicherort der Makros

In meinen Beispielen werden wir die Makros in der Vorlage Normal.dotm ablegen, also der übergreifenden Dokument-Vorlage für Microsoft Word. Zur Erklärung: Bei jeder Makroaufnahme fragt Word nach, wo es den Makro-Befehl hinterlegen soll.

Unsere Vorgehensweise hat folgenden Grund: Da wir die Makros nicht in einzelnen Dokumenten ablegen, umgehen wir die Sicherheitshinweise.

Keine Sorge, dadurch fügen wir dem Rechner keinen Schaden zu und auch Deinen Dateien wird nichts passieren, solange Du den Schritten wie beschrieben folgst.

Ich kann und werde keine Haftung für Schäden durch fehlerhafte Makros auf Deinem Rechner übernehmen können.

Mit den hier beschriebenen Einführungen sollte Dir aber ein sicherer Einstieg gelingen, nach dem Du von dubiosen Downloads Abstand nehmen und Deine Makros in Zukunft selbst gestalten kannst.

Wenn Du später Makros mit Arbeitskollegen teilen möchtest, legst Du sie in einem zu teilenden Dokument ab. Anders als in meinen Beispielen mit der Normal-Vorlage gelten die Regeln der Makros dadurch nur für dieses eine Dokument und nicht für alle Dokumente, die Du im Anschluss bearbeiten wirst.

Zieh also vorher in Betracht, wie Du Makros nutzen willst und wo Du sie dementsprechend hinterlegst.

Kannst Du noch? Wir haben’s fast geschafft. Nach diesem letzten Schritt können wir durchstarten…

Word auf den Einsatz von Makros vorbereiten

Wenn Du später Makros regelmäßig einsetzen möchtest, wirst Du Dich häufig im Reiter für Entwicklertools aufhalten. Diesen benutzt Du beispielsweise auch, um Formulare zu erstellen oder Kontrollkästchen, Textfelder und Kombinationsfelder in Dokumenten einzurichten.

Solltest Du all diese Funktionen noch nicht gebraucht haben, kann es sein, dass Word den Reiter noch nicht anzeigt und Du ihn aktivieren musst.

Beim Mac klickst Du hierzu in den Einstellungen auf Ansicht und klickst auf das Kontrollkästchen Registerkarte „Entwicklertools“ anzeigen.

Word: Entwicklertools anzeigen

Bei der Windows-Version findest Du die Funktion unter Datei > Optionen > Menüband anpassen. Gleiches Prinzip.

Sofern Du Word nicht neu installierst oder das Häkchen entfernst, bleibt der Reiter danach in der Leiste für Dich sichtbar.

Entwicklertools-Reiter in Word

Um aber jetzt Makros aufzuzeichnen, müsstest Du jedes Mal zuerst diesen Reiter aufsuchen und – logisch – „Makro aufzeichnen“ klicken. Da wir möglichst viele Schritte einsparen wollen, fügen wir noch einen Shortcut hinzu.

Hierzu klickst Du mit der rechten Maustaste oder Sekundärklick in die Statusleiste (unterer Rand des Editors) und wählst klickst „Makroaufzeichnung“ an, falls es noch nicht mit einem Haken versehen ist.

Danach siehst Du in der Statusleiste dieses Symbol:

Makro-Symbol in Statusleiste

Mit dieser Taste startest und stoppst Du nun die Makroaufnahme genauso wie mit der im Reiter für Entwicklertools. Und damit sind wir fast gerüstet, um unseren ersten Makro-Befehl aufzunehmen. Hol schon mal die Uniform aus dem Schrank, bald steht Word für Dich schmiere.

Makros in Word – Wo finde ich Beispiele?

Wenn es Dir geht wie mir, wirst Du Dir nicht jede erdenkliche Tastenkombination in Word merken wollen. Sicher, man gebraucht schon mal Copy & Paste, aber die Shortcuts für Abbrechen oder Anmerkungen gehören sicher nicht zu Deinem Repertoire. Falls doch – Chapeau!

Für den Fall, dass Du wie ich keinen Platz für dergleichen in Deinem Arbeitsspeicher besitzt, verzage nicht, junger Padawan. Und für die kannst Du schon Deinen ersten Makro-Befehl laufen lassen. Bereit?

Erinnere Dich, mit dem Symbol aus der Statusleiste oder über den Entwicklertools-Reiter gelangst Du zum Schalter für die Aufnahme von Makros. Wir haben aber noch keinen erstellt. Vielmehr wollen wir eine Liste der „Vokabeln“ erstellen, die Word schon benutzt, damit wir mit dieser Funktion später kommunizieren können. Gehe hierzu in den Reiter für Entwicklertools und klicke auf Makros, nicht auf Makro aufzeichnen.

Dort begrüßt Dich folgendes Fenster, nachdem Du in der oberen Rollade Word-Befehleausgewählt hast:

Befehle in Word auflisten

Es kann gut sein, dass Du den Makronamen BefehleAuflisten erst suchen musst. Da die Liste alphabetisch sortiert ist, solltest Du keine Probleme haben. Klick auf Ausführen.

Achte im nächsten Fenster unbedingt darauf, nicht Alle Word-Befehle auszuwählen, sondern nur Aktuelle Menü- und Tastatureinstellungen. Warum, erkläre ich gleich. Klick OK.

Tastenkürzel in Word

Jetzt erstellt Word eine Liste mit allen Befehlen, die Du innerhalb der Makro-Funktion nutzen kannst.

Wir haben dabei nicht Alle Word-Befehle ausgewählt, weil die Makroaufzeichnung keine Mausbefehle erfasst. Du musst später ausschließlich mit Tastatur-Shortcuts arbeiten.

Am besten druckst Du die Liste aus oder lässt sie während Deiner ersten Makro-Versuche neben dem Dokument, an dem Du arbeiten möchtest, geöffnet. Ein bisschen wirst Du Dir vorkommen, als würdest Du beim Latein-Vokabeltest spicken, aber das verkraften wir. Später wirst Du die wichtigsten Tastenkürzel aus der Routine heraus kennen.

Liste Tastenkürzel Word

Wenn Du es Dir zutraust und Du Dich an die obigen Vorgaben hältst, kannst Du jetzt mit diesen Befehlen schon experimentieren und Deine eigenen Makros aufzeichnen.

Konkrete Beispiele und Anwendungsfälle für verschiedene Makros in Microsoft Word zeige ich Dir in den nächsten Beiträgen.

Viel Spaß beim Experimentieren, wir lesen uns!

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