Selbst in einem fehlerfreien Text kann das Layout Deine Leser so stark ablenken, dass sie Deine Inhalte gar nicht zur Kenntnis nehmen. Deshalb zeige ich Dir heute sieben schnelle Tipps, mit denen Du grobe Fehler im Layout vermeiden kannst. Und das in jeweils unter 5 Minuten.

Uneinheitliche Formatierungen = Schlechtes Handwerk

Hast Du als Kind gerne gebastelt oder gewerkelt?

Mein klassisches Geschenk als Knirps waren früher Schlüsselbretter. Papas Werkstatt war nur einen Steinwurf entfernt und der Schuppen quoll über vor Brettern. Und ein Schlüsselbrett kann schließlich jeder brauchen. Oder konnte. 

Bist Du ein Heimwerker? Ich war’s nicht. Mein Ansatz war in all den Jahren klobig und unbeholfen. Am Ende kam Mal um Mal ein etwas weniger hässliches Schlüsselbrett heraus.

Weil ich die Arbeit hinter dem Schlüsselbrett nicht tarnen konnte. Dafür fehlte mir das handwerkliche Geschick. Fragen konnte ich meinen Paps nicht, es sollte ja ein Geschenk werden.

Jetzt werfen wir einen Blick auf Deinen Text.

Es kommt vor, dass Du Dich bei der Recherche mehr auf den Inhalt als auf das abschließende Layout konzentrierst. Nur speichern wir heutzutage Text in den unterschiedlichsten Formaten ab, sodass beim Hin- und Herkopieren Probleme entstehen können. Einige Beispiele:

  • Vorübergehendes Speichern von Notizen in Apps wie Evernote
  • Zusammenarbeit mit Kollegen, die ein anderes Textverarbeitungsprogramm als Du benutzen
  • Kopieren von Textpassagen aus einer PDF oder Webseite

Das sind natürlich nur Beispiele und Dir fallen sicherlich weitere ein. Das Problem? Wir formatieren Text in den meisten Fällen nicht als Klartext. Vielmehr haftet ihm auch eine Formatierung an, die Du beim einfachen Kopieren ebenfalls überträgst.

Heißt im Klartext – Achtung, Wortwitz! – Deine Leser erkennen später die Machart. Ganz wie die mit meinen Schlüsselbrettern überfrachteten Verwandten.

Wie lässt Du Deine Leser also für Deine Texte brennen, ohne dass sie die Kniffe und Tricks im Hintergrund herauslesen? Schließlich wollen wir keine Mitleids-Fans…

1. Einfügen und Stil anpassen

Eine gute, wenn auch nicht todsichere Absicherung gegen Layout-Fehler ist die Funktion „Einfügen und Stil anpassen“.

Warum nicht todsicher?

Nun, vielleicht hast Du den Shortcut mal vergessen oder wolltest Dir einfach nicht die Finger brechen. Jedenfalls geht es mir beim Tastatur-Yoga manchmal so. Es kann auch vorkommen, dass Dein Schreibprogramm nur Teile der Formatierung entfernt und beispielsweise den Fettdruck beibehält. Trotzdem ist das Schlimmste so vermieden.

Wenn Du das Tastenkürzel parat hast, kannst Du Layout-Probleme also schon gehörig eingrenzen. Du brauchst beim Einfügen nur darauf zu achten, nicht die einfache Funktion “Einfügen” zu verwenden.

Stattdessen benutzt Du “Einfügen und Stil anpassen”, die von den meisten modernen Textverarbeitungsprogrammen unterstützte erweiterte Funktion.

Hier die dafür notwendigen Schritte in Microsoft WordScrivener sowie für MacOS allgemein.

Manche der oben genannten Probleme kannst Du aber auch mit dieser Vorsichtsmaßnahme nicht beheben. Wie stellst Du also abschließend sicher, dass Dein Dokument einheitlich formatiert ist und Dein Layout überzeugt? Leg Dir eine Routine zu, die am Ende der Bearbeitung all Deiner Dokumente steht.

Diese Routine kann von Fall zu Fall unterschiedlich aussehen und meine wird stark von Deiner abweichen. Je nach Textgattung wirst Du von anderen Formatierungen Gebrauch machen.

Wie stellen wir’s also an, dass unser Text nicht „gemacht“ aussieht?

2. Such nach Formatierungen – Die schnellste Lösung für ein sauberes Layout

Am Ende Deines Projekts musst Du potentielle Fehlerquellen in der Formatierung vereinheitlichen.

Viele Schreibprogramme wie Microsoft Word oder OpenOffice erlauben Dir, nicht nur nach Zeichen zu suchen, sondern nach Formatierungen.

Du brauchst also nur nach den Formatierungen zu suchen, die in Deinem Dokument nichts verloren haben, und sie entsprechend umzuarbeiten.

Das erfordert gute Selbstkenntnis und Reflexion über Deine eigenen Arbeitsabläufe. „Kenne Dich selbst“, wie der Grieche so schön sagt.

Sagen wir, Du formatierst ein Dokument durchweg mit 1,5-fachem Zeilenabstand.

Dann ist es ein Leichtes, nach Textpassagen zu suchen, die davon abweichen. Und es ist allemal einfacher, als mit bloßem Augenmaß das ganze Dokument abzusuchen. Schone Deine Augen! Augenmaß am Bildschirm führt nur zu Dioptrien im Alter.

Hat der Kollege geschludert?

Nach Formatierungen zu suchen wird auch irre wertvoll, wenn Du nachträglich Dein Layout verändern musst. Vielleicht hat Dein Schreibprogramm Dir einen Streich gespielt und Formatvorlagen nicht immer korrekt angewandt. Oder Dein Team-Kollege hat es mit den Vorlagen nicht so eng gesehen oder ein anderes Schreibprogramm benutzt als Du.

Vielleicht hast Du auch einen Fachbegriff gebraucht, und möchtest sicherstellen, dass dieser im ganzen Dokument fett und kursiv geschrieben wird. In dem Fall kombinierst Du die Formatsuche einfach mit der Begriffsuche. Du könntest also nach allen kursiv gedruckten Erwähnungen des Wortes “Management” suchen und diese mit nur wenigen Klicks in fett gedruckte umwandeln.

Schon sieht Dein Layout professioneller aus!

Denk also über Folgendes nach:

  • Hast Du Textpassagen per Copy and Paste aus anderen Dokumenten, Websites oder Notiz-Programmen in Dein jetziges Projekt eingefügt?
  • Haben Kollegen mit Dir zusammengearbeitet, die vielleicht ähnlich vorgegangen sind oder mit einem anderen Schreibprogramm arbeiten?
  • Benutzt Du eine Dokumentvorlage, deren Ursprung Du nicht kennst?
  • Hast Du zu Beginn Deines Projekts noch nicht mit Formatvorlagen gearbeitet, sondern Überschriften und Zitate von Hand formatiert?

Falls Du eine dieser Fragen mit Ja beantworten kannst, solltest Du nach den entsprechenden Formatierungen suchen. Dann vereinheitlichst Du sie mit der erweiterten Suche nach Formatierungen oder legst Formatvorlagen für sie an. Zu, die Kiste. Nächste Baustelle.

3. Unnötige Leerzeichen & Absätze

Willkommen in der großen, weiten Welt der nicht druckbaren Zeichen. Von denen gibt’s eine ganze Reihe, auf die wir hier nicht eingehen werden. Wir begnügen uns erst mal mit dem Klassiker, den Du leicht aufspüren kannst:

Doppelte Leerzeichen haben einen massiven Einfluss auf den gesamten Eindruck Deines Textes.

Geh nicht davon aus, dass Leerzeichen kein Problem darstellen, weil sie “nur Leerstellen auf dem Papier” darstellen. Das wäre naiv. Mehrfache Leerzeichen führen zu vielen Problemen mit Zeilen- und Seitenumbruch, Absätzen und der Silbentrennung.

Kurz gesagt, sie können das Layout Deines ganzen Textes ruinieren, auch wenn das Problem bei kleineren Texten nicht gleich ins Auge springt.

Auch Leerzeichen kannst Du über die erweiterte Suche in den üblichen Programmen suchen.

Doppelte Leerzeichen beseitigen in Scrivener

Anders als bei der Formatierung, die beispielsweise Programme wie Scrivener an den Export (oder das Zusammenstellen) koppeln, kannst Du doppelte Leerzeichen auch in vielen Klartext-Editoren suchen.

Nach der Formatierung könntest Du in Scrivener nicht suchen, weil die Formatierung selbst Teil des Kompilierens ist.

In der Regel kannst Du Dein ganzes Projekt nach doppelten Leerzeichen durchsuchen und diese fast immer ohne weitere Bedenken durch einfache Leerzeichen ersetzen.
Deshalb bietet Scrivener in diesem Fall auch eine Option, die Dir erlaubt, alle doppelten Leerzeichen mit einem Klick in einfache zu verwandeln (zu finden unter Format – Umwandeln – Mehrere Leerzeichen in Leerzeichen).

Doppelte Leerzeichen suchen in Microsoft Word & OpenOffice

In anderen Schreibprogramm wie Microsoft Word oder OpenOffice läuft dieser Prozess über die Suchfunktion. Da Dir hier die Option “Alle ersetzen” zur Verfügung steht, sollte es nicht länger als eine oder zwei Minuten dauern, diese Fehlerquelle innerhalb eines Dokuments auszuschalten.

Achte darauf, dass Du die doppelten Leerzeichen entfernt hast, bevor Du mit der abschließenden Formatierung Deines Dokuments für den Druck beginnst.

Wenn Du schon alle Seitenumbrüche und Abschnitte abschließend formatiert hast und dann bemerkst, dass sich ganze Zeilen verschieben, weil im dritten Kapitel doppelte Leerzeichen enthalten waren, wird sich Dein ganzes Dokuments ändern.

4. Unnötige Absätze

Dieser Fehler geht meist damit einher, dass Formatvorlagen falsch oder gar nicht benutzt werden.

Wenn Du mit dem Umgang Deines Schreibprogramms noch nicht so erfahren bist und Dir Dein Layout noch nicht zusagt, neigst Du vielleicht dazu, von Hand nachzuhelfen. Das Kapitelende muss weiter runter – Enter-Enter-Enter-Enter.

Oder Du hast in Gedanken ein paar Leerzeilen eingefügt. Memo an mich selbst, hier muss noch eine Definition hin.

Das ist im Prinzip nachvollziehbar und nicht verwerflich. Allerdings solltest Du wissen, in welchem Menü Du diese Änderungen vornehmen musst anstatt beliebig häufig die Enter-Taste zu verprügeln.

Falls nicht nur Du am Dokument gearbeitet hast, kann es auch helfen, nicht druckbare Zeichen sichtbar zu machen, um Absätze zu löschen.

Abstände zwischen Kapiteln richtig einstellen

Willst Du nach dem Ende eines Kapitels Platz gewinnen und nicht gleich mit dem nächsten Kapitel fortfahren, dann füge einen Seitenumbruch ein. Drück nicht so lange auf Enter, bis das Folgekapitel auf die nächste Seite rückt.

Wenn Dir der Abstand zwischen Deiner Überschrift und dem Fließtext nicht gefällt, dann geh in die Formatvorlagen und ändere den Abstand nach der Überschrift. Füg bitte nicht unterhalb der Überschrift eine Leerzeile oder zwei mit Enter ein, womöglich in kleineren Schriftgrößen.

Geschützte Leerzeichen zwischen Abkürzungen

Die wenigsten Schreiberlinge bringen Abkürzungen mit Absätzen in Verbindung, obwohl sie unbewusst schon mal nachgeholfen haben.

Sollte Dein Schreibprogramm mehrteilige Abkürzungen wie “z. B.” oder “u. A.” am Zeilenende auftrennen und Dir das Ergebnis optisch nicht gefallen, dann löse das Problem nicht mit der Enter-Taste, sondern mit geschützten Leerzeichen. Dadurch kannst Du auch garantieren, dass die Bestandteile Deiner Abkürzungen beieinander bleiben, wenn noch Text dazu kommt oder entfernt wird. Gleiches gilt übrigens, wenn Du mit Einheiten arbeitest (“50 ml”, “455 km”).

Erweiterte Suche und Ersetzen

Wenn Du in einem dieser Fälle oder einem anderen bereits Absätze verwendet hast, ist das nicht weiter schlimm. Denn auch diese kannst Du über “Erweiterte Suche und ersetzen” ausfindig machen. Klick dafür ins Suchfeld und drück die Enter-Taste. Genauso wie nach Absätzen kannst Du auch nach Zeilen, Spalten oder Seitenumbrüchen suchen.

5. Automatische Silbentrennung

Denk nochmal zurück ans Schlüsselbrett. Wenn das Dein Sohnemann wäre, hättest Du ihm überlassen, Deine Schrauben nach Länge, Durchmesser und Material zu sortieren? Wohl kaum. So ist es auch mit den Wörterbüchern der Schreibprogramme.

Hier tun sich wohl die größten Unterschiede auf, weil die Silbentrennung stark vom Wörterbuch und der Qualität des Programms abhängig ist.

Microsoft hat hier schon Großes geleistet und im Laufe der letzten Jahre Verbesserungen eingeführt. Dennoch stehen viele Funktionen der erweiterten Suche – beispielsweise die Suche nach allen Wortformen – nur offiziell den Autoren deutschsprachiger Texte zur Verfügung. Tatsächlich ist diese Funktion nur für englischsprachige Texte zu gebrauchen.

Die Wörterbücher anderer Schreibprogramme wie OpenOffice oder LibreOffice sind wiederum anderen Einschränkungen unterworfen.

Deshalb würde ich mich nie vollkommen auf die automatische Silbentrennung verlassen, egal in welchem Programm. Wenn Du sie verwendest, tue Dir selbst den Gefallen und kontrolliere abschließend am rechten Zeilenrand alle Trennungen. Korrigiere sie zur Not dadurch, dass Du die Rechtschreibprüfung für einzelne Wörter deaktivierst.

Selbst Microsoft Word hält sich nicht immer an die vom Duden Verlag empfohlene Silbentrennung. Wenn Du diese umsetzen möchtest, musst Du die Silbentrennungen überprüfen und sie entweder manuell durchführen oder für falsch getrennte Wörter deaktivieren.

Achte darauf, dass Du bei der Silbentrennung und bei Komposita den richtigen Bindestrich verwendet hast, und nicht etwa einen Spiegelstrich. Auch dieser Fehler ist im Schriftsatz leider häufig und über die Suchfunktion leicht zu vermeiden.

6. Denke in Formeln, nicht in Worten

Diese Regel lässt sich auf viele der erwähnten Fehlerquellen anwenden. In vielerlei Hinsicht musst Du als Nutzer des Schreibprogramm begreifen, dass Dein “Gegenüber” mit algorithmischer Logik an die Sprache herangeht und nicht mit menschlicher.

Manchmal kann es aber nicht schaden, es dem Computer gleichzutun.

Ein einfaches Beispiel…

Nehmen wir an, Du hast festgestellt, dass Du mehrfach das Leerzeichen zwischen dem “S.” für die Seite und der jeweiligen Seitenangabe in Deinen Fußnoten vergessen hast.

Natürlich könntest Du nun alle Fußnoten nach diesem Fehler durchsuchen. Empfehlen würde ich das nicht, weil Du währenddessen auf andere Fehler aufmerksam und von Deinem Ziel abgelenkt wirst.

Meine Empfehlung? – Ich würde innerhalb des Fußnotenapparats nach “S.1”, “S.2” usw. suchen. Das ist zugegebenermaßen müßig, andererseits musst Du es nur einmal für neun Zahlen machen. Danach kannst Du mit Sicherheit davon ausgehen, dass dieser Fehler in allen Fußnoten beseitigt ist. Außerdem werden Deine Augen Loblieder auf Dich anstimmen, weil sie nicht spät abends die Abstände in Deinem Fußnotentext, Schriftgröße 6 herauslesen müssen.

Den Arbeitsschritt kannst Du außerdem später mit Makros automatisieren, falls Du keine Lust auf mehrfache Korrekturdurchläufe hast.

Die gleiche formelhafte Logik kannst Du auf viele weitere Beispiele übertragen. Der Anwendungsbereich hängt hier stark davon ab, welche Art von Texten Du verfasst und in welcher Gattung und Branche Du unterwegs bist.

7. Vermeide Schusterjungen und Hurenkinder

„Wie hat der mich gerade genannt?“ – Jap. Bevor Du Dich aufregst, das ist kein Tipp für die Familienplanung. 

Schusterjungen und Hurenkinder sind gängige Begriffe aus der Typografie. Heute nennt man sie auch häufig Waisen und Witwen.

Bedeutet im Klartext, diese Fehler findest Du nur in gedruckten Texten und nicht auf Webseiten oder in E-Books. Jedenfalls sind sie dort aufgrund der vom Leser frei wählbaren Schritarten unvermeidbar.

Die Begriffe beschreiben das Problem, dass Absätze durch den Seitenumbruch aufgetrennt werden. Somit trägt die erste oder letzte Zeile eines Absatzes nicht mehr zum inhaltlichen Zusammenhang des eigenen Absatzes bei. 

So, wie der Gast eigentlich nicht zum Gespräch beiträgt.

Genaueres – wie auch den Beispieltext aus dem Bild – findest Du auf Wikipedia.

Dein Leser braucht immer ein bisschen Zeit, um sich auf einer neuen Seite zurechtzufinden. Komm ihm entgegen. 

Wie vermeidest Du also diese Fehler im Schreibprogramm?

Wir verwenden beispielhaft Microsoft Word.

Die Maggi-Fix-Variante: Absatzkontrolle

Word besitzt eine Funktion, die Dir hilft, Schusterjungen und Hurenkinder zu vermeiden. Sie ist auch standardmäßig aktiviert. 

Du findest sie unter Format – Absatz – Zeilen- und Seitenumbrüche

Wenn Du eine ältere Word-Version oder OpenOffice benutzt, beschreibt Dir der Wikipedia-Artikel zu Schusterjungen den richtigen Weg zum Menü in Deinem Programm.

Bleibt die Absatzkontrolle aktiv, hält Word für Dich immer die letzten oder ersten zwei Zeilen eines Absatzes beim Seitenumbruch zusammen.

Die hässlichsten Layout-Fehler hättest Du so umschifft. Glückwunsch! Aber ich seh schon, Deine Texterseele lechzt nach mehr Kontrolle.

In dem Fall hilft Dir das Häkchen nicht; denn den Wert von zwei Zeilen kannst Du in der Absatzkontrolle nicht verändern. 

Für Absätze, die nur eine Zeile umfassen, bist Du also aufgeschmissen (auch wenn die selten sein mögen).

Die nächsten Kontroll-Boxen helfen dafür weiter: 

  • Nicht vom nächsten Absatz trennen
  • Zeilen nicht trennen
  • Seitenumbruch oberhalb

Markierst Du vor der Menü-Auswahl einen Absatz oder eine Zeile, verändert Word nur die Einstellungen für diese Auswahl, sonst für das ganze Dokument. Mehr erklärt Microsoft selbst dazu hier.

Denk auch an die Silbentrennung! – Wieso? Ganz einfach. Weil die von Dir eingestellte Art der Silbentrennung und die Schriftart sich genauso auf Dein Layout auswirkt. Bei automatischer Silbentrennung arbeitest Du an ganz anderen Absätzen als bei manueller.

Eigentlich logisch, aber wir alle wollen gerne „schon mal ein bisschen am Layout arbeiten“, während wir eigentlich schreiben. 

Tu’s nicht. Zwing Dich dazu, diese Schritte erst am Ende anzugehen, um doppelte Arbeit zu vermeiden. 

Um Dir vor Augen zu führen, welche Auswirkungen eine Layout-Umstellung auf einen großen Text hat, öffne mal ein mehrseitiges Dokument und ändere gleichzeitig Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand und Silbentrennung. 

Sei smart. Trenn Deine Inhalte strikt vom Layout. Und stolpere nicht leichtgläubig in die Absatzfalle, weil Du glaubst, Dich zwischendurch darum kümmern zu können.

Ab heute hast Du keine Ausrede mehr. 

Du hast es geschafft! – Was sagt die Uhr?

Ich hoffe aber, die Beispiele konnten Dir zeigen, das Deine Texte sich in wenigen Arbeitsschritten verbessern lassen. Selbst, wenn Du nicht besonders firm in Rechtschreibung, Schriftsatz und Grammatik bist.

Textverarbeitungsprogramme sind ein wundervolles Werkzeug, das uns helfen sollte, Texte effizienter zu verfassen. Nutze diese Gelegenheit und erkaufe Dir selbst ein wenig Zeit.

Wenn ich Dir mit einem Textproblem oder Deinem Konzept weiterhelfen kann, schick mir einfach eine E-Mail. Gemeinsam finden wir eine Lösung.

Mach’s gut, wir lesen uns!

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