Selbst in einem fehlerfreien Text mit überzeugendem Inhalt kann das Layout Deine Leser von diesen so stark ablenken, dass sie diese gar nicht zur Kenntnis nehmen. Deshalb zeige ich Dir heute fünf schnelle Tipps, mit denen Du grobe Fehler im Layout vermeiden kannst. Und das in jeweils unter 5 Minuten.

Uneinheitliche Formatierungen = Schlechtes Layout

Es kommt vor, dass Du Dich bei der Recherche mehr auf den Inhalt als auf das abschließende Layout konzentrierst. Nur speichern wir heutzutage Text in den unterschiedlichsten Formaten ab, sodass beim Hin- und Herkopieren Probleme entstehen können. Einige Beispiele:

  • Vorübergehendes Speichern von Notizen in Apps wie Evernote
  • Zusammenarbeit mit Kollegen, die ein anderes Textverarbeitungsprogramm als Du benutzen
  • Kopieren von Textpassagen aus einer PDF oder Website

Das sind natürlich nur einige Beispiele und Dir fallen sicherlich viele weitere ein. Das Problem ist im Wesentlichen, dass Text in den meisten Fällen nicht als Klartext formatiert ist. Vielmehr haftet ihm auch eine Formatierung an, die Du beim einfachen Kopieren ebenfalls überträgst.

Einfügen und Stil anpassen

Eine gute, wenn auch nicht todsichere Absicherung gegen diese Art von Layout-Fehler ist die Funktion „Einfügen und Stil anpassen“. Warum nicht todsicher? Nun, vielleicht hast Du den Shortcut mal vergessen oder wolltest Dir einfach nicht die Finger dabei brechen. Jedenfalls geht es mir beim Tastatur-Yoga manchmal so. Es kann aber auch vorkommen, dass Dein Schreibprogramm nur Teile der Formatierung entfernt und bspw. den Fettdruck beibehält. Trotzdem ist das Schlimmste so schon vermieden.

Wenn Du den Shortcut parat hast, kannst Du Layout-Probleme also schon gehörig eingrenzen. Du brauchst beim Einfügen nur darauf zu achten, nicht die einfache Funktion “Einfügen” zu verwenden. Stattdessen benutzt Du “Einfügen und Stil anpassen”, die von den meisten modernen Textverarbeitungsprogrammen unterstützte erweiterte Funktion.

Hier die dafür notwendigen Schritte in Microsoft Word, Scrivener sowie für MacOS allgemein.

Manche der oben genannten Probleme kannst Du aber auch mit dieser Vorsichtsmaßnahme nicht beheben. Wie stellst Du also abschließend sicher, dass Dein Dokument einheitlich formatiert ist und Dein Layout überzeugt? Leg Dir eine Routine zu, die am Ende der Bearbeitung eines jeden Dokuments steht.

Diese Routine kann von Fall zu Fall vollkommen unterschiedlich aussehen und meine wird aller Wahrscheinlichkeit nach stark von Deiner abweichen. Je nach Textgattung und Inhalt wirst Du natürlich von anderen Formatierungen Gebrauch machen. Wissenschaftliche Publikationen und Hausarbeiten sind beispielsweise stärker von nummerierten Überschriften geprägt.

Suche nach Formatierungen – Die schnellste Lösung für ein sauberes Layout

Am Ende Deines Projekts sollte aber die Vereinheitlichung potentieller Fehlerquellen in der Formatierung stehen. Viele Schreibprogramme wie Microsoft Word oder OpenOffice erlauben Dir, nicht nur nach Text und Zeichen zu suchen, sondern auch nach Formatierungen.

Alles, was Du jetzt noch tun musst, ist, nach den Formatierungen zu suchen, die in Deinem Dokument nichts verloren haben, und sie entsprechend umzuarbeiten. Das erfordert in aller Regel eine gewisse Selbstkenntnis und Reflexion über die eigenen Arbeitsabläufe. „Kenne Dich selbst“, wie der Grieche so schön sagt.

Wenn Du beispielsweise ein Dokument verfassen musst, das durchweg mit 1,5-fachem Zeilenabstand formatiert sein soll, ist es ein Leichtes, nach Textpassagen zu suchen, die davon abweichen. Und es ist allemal einfacher, als mit bloßem Augenmaß das ganze Dokument abzusuchen. Schone Deine Augen! Augenmaß am Bildschirm führt nur zu Dioptrien im Alter.

Auch kann diese Option sehr wertvoll sein, wenn Du nachträglich Dein Layout verändern musst, beispielsweise, wenn Du weißt, dass Dein Schreibprogramm Formatvorlagen nicht immer korrekt angewandt hat. Das kann der Fall sein, wenn Du mit Kollegen oder Kommilitonen zusammenarbeitest, die selbst ein anderes Textverarbeitungsprogramm benutzen als Du.

Vielleicht hast Du auch einen Fachbegriff gebraucht, und möchtest sicherstellen, dass dieser im ganzen Dokument fett und kursiv geschrieben wird. In dem Fall lässt sich die Formatsuche auch ganz leicht mit der Begriffsuche kombinieren. Du könntest also nach allen kursiv gedruckten Erwähnungen des Wortes “Management” suchen und diese mit nur wenigen Klicks in fettgedruckte umwandeln. Schon sieht Dein Layout professioneller aus!

Denk also über Folgendes nach:

  • Hast Du Textpassagen per Copy and Paste aus anderen Dokumenten, Websites oder Notiz-Programmen in Dein jetziges Projekt eingefügt?
  • Haben Kollegen mit Dir zusammengearbeitet, die vielleicht ähnlich vorgegangen sind oder mit einem anderen Schreibprogramm arbeiten?
  • Benutzt Du eine Dokumentvorlage, deren Ursprung Du nicht kennst?
  • Hast Du zu Beginn Deines Projekts noch nicht mit Formatvorlagen gearbeitet, sondern Überschriften und Zitate von Hand formatiert?

Falls Du eine dieser Fragen mit Ja beantworten kannst, solltest Du nach den entsprechenden Formatierungen suchen und diese mit der erweiterten Suche nach Formatierungen vereinheitlichen oder Formatvorlagen für sie anlegen.

Unnötige Leerzeichen & Absätze

Hier befinden wir uns in der großen, weiten Welt der nicht druckbaren Zeichen, von denen es noch mehr gibt, auf die wir hier aber nicht eingehen werden. Doppelte Leerzeichen können einen großen Einfluss auf den gesamten Eindruck Deines Textes haben.

Du solltest nicht davon ausgehen, dass Leerzeichen kein Problem darstellen, weil sie ja “nur Leerstellen auf dem Papier” darstellen. Mehrfache Leerzeichen können zu vielen Problemen mit Zeilen- und Seitenumbruch, Absätzen und der Silbentrennung führen.

Kurz gesagt, sie können das Layout Deines ganzen Textes ruinieren, auch wenn das Problem bei kleineren Texten noch nicht direkt ins Auge springt.

Auch Leerzeichen kannst Du über die erweiterte Suche in den üblichen Textverarbeitungsprogrammen suchen.

Doppelte Leerzeichen beseitigen in Scrivener

Anders als bei der Formatierung, die beispielsweise Programme wie Scrivener an den Export (oder das Zusammenstellen) koppeln, kann man doppelte Leerzeichen auch in vielen Klartext-Editoren suchen.

Die Suche nach der Formatierung wäre in Scrivener beispielsweise nicht möglich, weil die Formatierung selbst Teil des Export-Prozesses ist.

In der Regel kannst Du Dein ganzes Projekt nach doppelten Leerzeichen durchsuchen und diese fast immer ohne weitere Bedenken durch einfache Leerzeichen ersetzen.
Deshalb bietet Scrivener in diesem Fall auch eine Option, die Dir erlaubt, alle doppelten Leerzeichen mit einem Klick in einfache zu verwandeln (zu finden unter Format – Umwandeln – Mehrere Leerzeichen in Leerzeichen).

Doppelte Leerzeichen suchen in Microsoft Word & OpenOffice

In anderen Schreibprogramm wie Microsoft Word oder OpenOffice läuft dieser Prozess über die Suchfunktion. Da Dir hier die Option “Alle ersetzen” zur Verfügung steht, sollte es nicht länger als eine oder zwei Minuten dauern, diese Fehlerquelle innerhalb eines Dokuments auszuschalten.

Achte darauf, dass Du die doppelten Leerzeichen entfernt hast, bevor Du mit der abschließenden Formatierung Deines Dokuments für den Druck beginnst. Wenn Du schon alle Seitenumbrüche und Abschnitte abschließend formatiert hast und dann bemerkst, dass sich ganze Zeilen verschieben, weil im dritten Kapitel doppelte Leerzeichen enthalten waren, wird sich Dein ganzes Dokuments ändern.

Unnötige Absätze

Dieser Fehler geht meistens damit einher, dass Formatvorlagen falsch gebraucht oder gar nicht erst benutzt werden.

Wenn Du mit dem Umgang Deines Schreibprogramms noch nicht so erfahren bist und Dir Dein Layout noch nicht zusagt, neigst Du vielleicht dazu, von Hand nachzujustieren. Das ist im Prinzip nachvollziehbar und nicht verwerflich. Allerdings solltest Du wissen, in welchem Menü Du diese Änderungen vornehmen musst anstatt beliebig häufig die Enter-Taste zu verprügeln.

Falls nicht nur Du am Dokument gearbeitet hast, kann es auch helfen, nicht druckbare Zeichen sichtbar zu machen, um Absätze zu löschen.

Abstände zwischen Kapiteln richtig einstellen

Willst Du nach dem Ende eines Kapitels Platz gewinnen und nicht gleich mit dem nächsten Kapitel fortfahren, dann füge einen Seitenumbruch ein. Drücke nicht so lange auf Enter, bis das Folgekapitel auf die nächste Seite rückt.

Wenn Dir der Abstand zwischen Deiner Überschrift und dem Fließtext nicht gefällt, dann gehe in die Formatvorlagen und ändere den Abstand nach der Überschrift. Füge bitte nicht unterhalb der Überschrift eine Leerzeile oder zwei mit Enter ein, womöglich in kleineren Schriftgrößen.

Geschützte Leerzeichen zwischen Abkürzungen

Sollte Dein Schreibprogramm mehrteilige Abkürzungen wie “z. B.” oder “u. A.” am Zeilenende auftrennen und Dir das Ergebnis optisch nicht gefallen, dann löse das Problem nicht mit der Enter-Taste, sondern mit geschützten Leerzeichen. Dadurch kannst Du auch garantieren, dass die Bestandteile Deiner Abkürzungen beieinander bleiben, auch wenn noch Text dazu kommt oder entfernt wird. Gleiches gilt übrigens, wenn Du mit Einheiten arbeitest (“50 ml”, “455 km”).

Erweiterte Suche und Ersetzen

Wenn Du in einem dieser Fälle oder einem anderen bereits Absätze verwendet hast, ist das nicht weiter schlimm. Denn auch diese kannst Du über “Erweiterte Suche und ersetzen” ausfindig machen. Klicke dafür einfach ins Suchfeld und drücke die Enter-Taste. Genauso wie nach Absätzen kannst Du auch nach Zeilen, Spalten oder Seitenumbrüchen suchen.

Automatische Silbentrennung

Hier tun sich wohl die größten Unterschiede zwischen den Schreibprogrammen auf, weil die Silbentrennung in ihrer Funktionsweise stark vom Wörterbuch und der Qualität des Programms abhängig ist.

Microsoft hat hier schon Großes geleistet und im Laufe der letzten Jahre einige Verbesserungen eingeführt. Dennoch stehen viele Funktionen der erweiterten Suche – beispielsweise die Suche nach allen Wortformen – nur offiziell den Autoren deutschsprachiger Texte zur Verfügung. Tatsächlich ist diese Funktion nur für englischsprachige Texte zu gebrauchen.

Die Wörterbücher anderer Schreibprogramme wie OpenOffice oder LibreOffice sind wiederum anderen Einschränkungen unterworfen. Deshalb würde ich mich nie vollkommen auf die automatische Silbentrennung verlassen, egal in welchem Programm. Wenn Du sie verwendest, tue Dir selbst den Gefallen und kontrolliere abschließend am rechten Zeilenrand alle Trennungen. Korrigiere sie zur Not dadurch, dass Du die Rechtschreibprüfung für einzelne Wörter deaktivierst.

Selbst Microsoft Word hält sich nicht immer an die vom Duden Verlag empfohlene Silbentrennung. Wenn Du diese umsetzen möchtest, musst Du die Silbentrennungen überprüfen und sie entweder manuell durchführen oder für falsch getrennte Wörter deaktivieren.

Achte darauf, dass Du bei der Silbentrennung und bei Komposita den richtigen Bindestrich verwendet hast, und nicht etwa einen Spiegelstrich. Auch dieser Fehler ist im Schriftsatz leider häufig und über die Suchfunktion leicht zu vermeiden.

Denke in Formeln, nicht in Worten

Diese Regel lässt sich auf viele der erwähnten Fehlerquellen anwenden. In vielerlei Hinsicht musst Du als Nutzer des Schreibprogramm begreifen, dass Dein “Gegenüber” mit algorithmischer Logik an die Sprache herangeht und nicht mit menschlicher.

Manchmal kann es aber nicht schaden, es dem Computer gleichzutun.

Ein einfaches Beispiel…

Nehmen wir an, Du hast festgestellt, dass Du mehrfach das Leerzeichen zwischen dem “S.” für die Seite und der jeweiligen Seitenangabe in Deinen Fußnoten vergessen hast. Natürlich könntest Du nun alle Fußnoten nach diesem Fehler durchsuchen. Empfehlen würde ich das nicht, weil Du währenddessen auf andere Fehler aufmerksam und dadurch von Deinem Ziel abgelenkt wirst.

Vielmehr würde ich Dir dazu raten, innerhalb des Fußnotenapparats nach “S.1”, “S.2” usw. zu suchen. Das ist zugegebenermaßen müßig, andererseits muss man es nur einmal für neun Zahlen durchführen. Danach kannst Du mit Sicherheit davon ausgehen, dass dieser Fehler in allen Fußnoten beseitigt ist und Du Dich nicht auf Deine müden Augen beim Überfliegen einer Fußnote zu später Stunde verlassen musstest.

Die gleiche formelhafte Logik lässt sich natürlich auf viele weitere Beispiele übertragen. Der Anwendungsbereich hängt hier stark davon ab, welche Art von Texten Du verfasst und in welcher Gattung und Branche Du unterwegs bist.

Ich hoffe aber, die Beispiele konnten Dir zeigen, das Deine Texte sich in wenigen Arbeitsschritten verbessern lassen, selbst, wenn Du nicht besonders firm in Rechtschreibung, Schriftsatz und Grammatik bist.

Textverarbeitungsprogramme sind ein wundervolles Werkzeug, das uns helfen sollte, Texte effizienter zu verfassen. Nutze diese Gelegenheit und erkaufe Dir selbst ein wenig Zeit.

Wenn ich Dir mit einem Problem bei der Textbearbeitung, dem Konzipieren Deiner Texte oder einem Lektorat aushelfen kann, lass es mich wissen. schick mir einfach eine E-Mail und gemeinsam finden wir eine Lösung.

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