In einem vergangenen Beitrag habe ich Dir schon einige kleine Tricks gezeigt, mit denen Du Dir bei der Textverarbeitung in Microsoft Word und anderen Programmen viel Zeit ersparen kannst.
Auch heute geht’s wieder um die Suchfunktion, für mich der beste Grund, überhaupt ein Schreibprogramm zu benutzen…

Häufige Fehler bei der Textverarbeitung vermeiden

Als Beispiel dient wieder das wissenschaftliche oder journalistische Schreiben, bei dem Quellenangaben an der Tagesordnung sind. Hier verlassen sich viele Endnutzer, gerade die Profis, gerne auf Literaturverwaltungsprogramme wie Endnote X8 oder Citavi. Diese automatisieren auch die Formatierung der Zitate.
Im letzten Beitrag habe ich Dir schon gezeigt, dass diese Programme Dir aber nicht alle Arbeiten abnehmen, z. B. das einheitliche Formatieren der Ortsangaben. Heute geht es um ähnliche Probleme:

  1. Angaben zur Auflage
  2. Die Schreibweise des Verlagsnamens
  3. Schreibt man „Seite“ oder „Spalte“?
  4. Namen von Übersetzern
  5. Doppelte Leerzeichen suchen

Je nach Programm und Version kann es sein, dass diese Fehlerquellen für Dich nicht in Frage kommen, aber Vorsicht ist ja bekanntlich besser als Nachsicht. Bei den Beispielen richte ich mich in erster Linie an Microsoft Word aus. Da aber die Suchfunktion in Schreibprogrammen so weit verbreitet ist wie Kreuzschraubenzieher in der Werkzeugkiste, solltet ihr nicht lange… suchen müssen. Die beschriebenen Funktionen sind in OpenOffice und anderen Schreibprogrammen vergleichbar und lassen sich teils auch auf Fehlerquellen in PowerPoint und Excel übertragen.

Ready to rumble? Dann los!

1. Angaben zur Auflage

Manchmal können Angaben zur Edition oder Auflage tückisch sein. In einigen Fällen sind sie sogar Teil des Untertitels. Besonders ärgerlich ist aber, wenn Du Titel aus verschiedenen Sprachen zitiert hast. Hier reicht es, wenn Dir Bandtitel in einer anderen Sprache begegnen.

Enthalten Literaturverzeichnis und Fußnoten mal die Auflage, dann eine Edition, hier wieder die Edizione, werden selbst die Turmbauer zu Babel bald hämisch auf Dein Werk blicken. Man kann nicht verlangen, dass ein Autor alle Sprachen dieser Welt beherrscht. Im Regelfall kannst Du aber Zahlen und das Wort Auflage schnell identifizieren und vom Rest trennen.

Zudem solltest Du natürlich die Vorgaben des eigenen Zitierstils berücksichtigen: Wenn dieser die Vereinheitlichung der Angaben zur Auflage vorsieht (z. B. als „ed.“ oder „Aufl.“), solltest Du nach denkbaren Varianten suchen und diese entsprechend ersetzen. Manchmal ist auch gewünscht, fremdsprachige Titel (inklusive Formangaben zu Publikationsort und Auflage) als Teil des Titels zu belassen. In dem Fall bleibt die „3rd Edition“ neben der „Erstauflage“ stehen.

Zitieren in PowerPoint

Natürlich beschränken sich die Probleme nicht auf die Textverarbeitung in Word oder OpenOffice. Auch in PowerPoint kann es vorkommen, dass Du mit Literaturangaben arbeiten musst, z. B. am unteren Rand der Folie oder am Ende der Präsentation. Hier solltest Du die zusätzliche Mühe auf Dich nehmen und Angaben einheitlich formatieren. Allerdings werden Dir die üblichen Zitierprogramme höchstens via Copy & Paste lustlose Unterstützung bieten. Plugins gibt’s hier keine.

2. Die Schreibweise des Verlagsnamens

Mancher Zitierstil schreibt vor, das Wort „Verlag“ u. Ä. aus dem Verlagsnamen zu streichen. Bei vielen deutschsprachigen Zitierweisen hängt diese Regel davon ab, ob der Verlagsname Bindestriche enthält. Ein Beispiel wäre der Akademie-Verlag.

Manchmal musst Du auch den Verlagsnamen vereinfachen, etwa von „Weidmannsche Verlagsbuchhandlung“ zu „Weidmann“. Vorgaben zur Erwähnung des Verlegervornamens sind tatsächlich recht häufig. Da aber der Rest selten geregelt ist, solltest Du Dich hier absichern und zur Not eigene Regeln festlegen, damit die Zitate einheitlich sind.

Wenn Du einmal „Max Niemeyer“, dann „Niemeyer Verlag“ und dann sogar „Niemeyer-Verl.“ schreibst, darfst Du Dich schon auf ein blutrotes Schlachtfeld nach der Arbeit des Lektors oder Prüfers einstellen. Viele Literaturverwaltungsprogramme wie Endnote X8 (oder auch Microsoft Word) schlagen bei den von Dir bestimmten Feldern vorher verwendete Namen von Autoren, Herausgebern und Verlagen vor. Wenn Du die alternative Schreibweise trotzdem eingibst, wird das Programm es aber blind abnicken wie ein unvorbereiteter Fünftklässler.

Je nachdem, ob Du dann vor der Textverarbeitung auf diese Fehlerquelle aufmerksam wirst oder mitten in der nächsten Hausarbeit, gibt es zwei Möglichkeiten, dagegen vorzugehen. Ob wir uns in einer PowerPoint-Präsentation oder einem Word-Dokument befinden, spielt dabei keine Rolle.

Vor Projektbeginn richtig formatieren

Stehst Du noch am Anfang und hast noch nichts geschrieben, solltest Du prüfen, ob es Vorgaben für die Zitierweise gibt, an die Du Dich halten musst. Ist das nicht der Fall, kannst Du selbst schnell formelartige Hinweise formulieren, um sie an die Pinnwand zu pappen oder auf einem Ausdruck am Schreibtisch aufzubewahren. Beispiel: „Wort „Verlag“ überall auslassen, Publisher ins Deutsche übertragen, University Press oder UP vereinheitlichen, aber Englisch belassen“.

Mitten im Projekt Fehler beseitigen

Hast Du schon losgelegt und verzweifelst nun, weil überall „Verlage“, „Publ.“, „Verl.“ rechts und links in Fußnoten verstreut liegen – nur die Ruhe. Die Suchfunktion hilft auch hier und kürzt die Textverarbeitung ab. Wie bei den Ortsangaben erstellst Du einfach eine Liste der denkbaren alternativen Schreibweisen und vereinheitlichst diese eine nach der anderen, ganz gleich, ob Du sie von Hand eingegeben oder mit Microsoft Word, Citavi oder Endnote X8 formatiert hast.

An dieser Stelle sollten die PowerPoint-Nutzer wieder besonders aufpassen, denn die Präsentationssoftware nimmt Dir das Formatieren von Literaturverzeichnissen erst gar nicht ab.

So weit alles klar? Dann weiter zu den Seitenangaben…

3. Schreibt man „Seite“ oder „Spalte“?

Auch hier haben wir es mit einem sehr deutschen Problem zu tun. Die englischen Zitierweisen unterscheiden selten zwischen Seite und Spalte. Im deutschsprachigen Raum kommt es allerdings manchmal vor. Und wenn Dein Zitierstil es vorschreibt und Du mit vielen Referenzwerken arbeitest (die gerne mehrere Spalten besitzen), kann es sein, dass Dein Fußnotenprogramm nicht weiterhilft, weil es den Unterschied gar nicht kennt.

Wenn die Fußnoten also beispielsweise mit Endnote X8 formatiert sind, bleibt neben der Suffix-Funktion nur, sie als letzten Schritt in Fließtext zu formatieren und an entsprechender Stelle das „S.“ durch ein „Sp.“ zu ersetzen. Damit Du vorher nicht vergisst, auf welche Quellen das zutrifft, kannst Du als behelfsmäßige Zwischenlösung die Kommentarfunktion nutzen („Sp.“ statt „S.“). In der Regel hast Du die wenigen betroffenen Zitate am Schluss in wenigen Minuten über die Suchfunktion ausgemacht und korrigiert.

Auch hier gilt: PowerPoint formatiert Literaturangaben nicht automatisch. Alles passiert von Hand, sofern Du die Angaben nicht aus dem Fenster bei Citavi oder Endnote herauskopierst.

4. Namen von Übersetzern

Übersetzernamen stellen ein ähnliches Problem dar wie Verlagsnamen. Die Regeln für Autornamen und Herausgeber sind meist recht klar formuliert; da aber Übersetzer nicht so häufig angegeben werden, finden sich Regeln für deren Angabe im Zitat nur in sehr ausgearbeiteten Zitierhandbüchern. Was also tun, um auch dem armen Übersetzer seinen Moment im Scheinwerferlicht zukommen zu lassen, der im Angesicht seines Schweißes Deine wichtigste Quelle aus dem Slowakischen übersetzt hat?

Zunächst solltest Du prüfen, ob Vorgaben vorhanden sind. Wenn nicht, sollten alle Angaben einheitlich sein, damit nicht hier „Übersetzer: Max Mustermann“, dort „Aus dem Amerikanischen übersetzt von M. Mustermann“ und an wieder anderer Stelle „Übers.: M. M.“ steht.

Die Regel für die Übersetzer kannst Du zu denjenigen für Verlage, Ortsangaben u. a. setzen. Vorsichtshalber solltest Du auch – ebenfalls wie bei den Verlagen – nach Angaben in anderen Sprachen suchen und passende Regeln festlegen.

5. Doppelte Leerzeichen suchen

So trivial dieser Fehler auch erscheinen mag, Du solltest auf gar keinen Fall versäumen, nach doppelten Leerzeichen zu suchen. Bei all meinen Lektoraten ist es quasi schon fixer Bestandteil des Arbeitsablaufs geworden.

Viele denken sich jetzt: „Es sind Leerzeichen, die sieht man doch nicht.“ Wenn sie allerdings unbewusst auftreten, können sie nicht nur unschöne Leerräume zwischen den Worten klaffen lassen, sondern ganze Absätze und Zeilen verschieben. Das sieht dann so schön aus wie ein Biber mit den Dritten.
Auch hier solltest Du nicht einfach „Alle ersetzen“, denn es kann tatsächlich sein, dass Du doppelte Leerzeichen wünscht, wenn auch in sehr wenigen Fällen.

Setze sie aber auf keinen Fall für das Layout ein, etwa für gesperrten Text.

Neben der Suchfunktion empfehle ich in solchen Fällen zusätzlich, nicht druckbare Formatierungszeichen schon bei der Textverarbeitung anzeigen zu lassen (Für Microsoft Word gibt es diese Anleitung dazu.).

Doppelte Leerzeichen sind auch in Tabellen & Präsentationen ein No-No

Auch solltest Du nicht davon ausgehen, dass es nur eine Frage des Schriftsatzes ist: In Excel und PowerPoint sind doppelte Leerzeichen genauso fehl am Platz. Die Suchfunktion löst das Problem natürlich hier wie dort.

Zu Beginn wird sich die Umstellung sicher seltsam anfühlen, wenn Du gewohnt bist, in der Layoutansicht ohne all die Pünktchen und Striche zu tippen. Der Nutzen, diese Fehler gleich zu sehen und nicht erraten zu müssen, ist allerdings immens groß; daher solltest Du zumindest in Erwägung ziehen, diese Funktion dauerhaft eingeschaltet zu lassen. Irgendwann sieht es nicht mehr aus, als wärst Du auf der Schnellstraße durch einen Mückenschwarm gefahren.

… und ein halber

Viele Benutzer setzen auch nur deshalb doppelte oder wiederholte Leerzeichen ein, weil sie ein Wort oder Zeichen gerne in der nächsten Reihe oder auf der nächsten Seite sehen möchten; kurz, um am Seitenlayout zu arbeiten.

Leerzeichen dienen nicht dem Layout!

Dieser Wunsch ist sicherlich nachvollziehbar, allerdings ist die Leertaste oder der Tabstopp dafür die falsche Funktion, wie schon bei der Sperrung erwähnt.
Wenn Du nur den Schriftsatz bearbeiten willst – was am Ende und nach allen Korrekturen geschehen sollte – nutzt Du Seiten- und Abschnittsumbrüche, geschützte oder verbindende Leerzeichen oder Zeilenumbrüche anstatt harter Absätze. Es ist nicht schlimm, wenn Du mit all diesen Begriffen nichts anfangen kannst; ihre Bedeutung lässt sich recht leicht googeln und anschließend sehr schnell in den täglichen Ablauf integrieren.

Automatische Silbentrennung & ihr Einfluss auf Dein Layout

Auch die automatische Silbentrennung verunstaltet schon einmal das Seitenlayout, weil es an den undenkbarsten Stellen trennt oder nicht dort trennt, wo Du es gerne hättest. Selbst die besten Schreibprogramme trennen zwar meist korrekt, jedoch nicht immer den Empfehlungen von Duden & Co. folgend.

Trotzdem gilt auch hier, dass Leerzeichen, Tabs und Enter nicht der richtige Weg sind, um Microsoft Word über die korrekte Trennung zu belehren. Ob Du am Schriftsatz oder an der Rechtschreibung arbeitest, Du kannst einzelne Wörter von der automatischen Silbentrennung ausschließen. Allerdings findet sich diese Funktion nicht, wie man vermuten möchte, in den Layout-Einstellungen, sondern in den Spracheinstellungen. Der IT-Service Ruhr hat eine knackige Anleitung dazu.

Im Prinzip sagst Du Word (oder anderen Textverarbeitungsprogrammen) nur, dass ein Wort in der Rechtschreibprüfung ignoriert werden soll. Und da Word dann davon ausgeht, dass es den Begriff nicht im Wörterbuch findet, versucht es auch nicht, ihn zu trennen. Diesen Trick empfehle ich daher auch für fremdsprachige Zitate, gerade wenn Du mit toten Sprachen wie Latein oder Mittelhochdeutsch zu tun hast. Absatz markieren – Rechtschreibprüfung deaktivieren. Das erspart Dir die seltsame Silbentrennung und lästige Fehlermeldungen über zu viele Rechtschreibfehler im Dokument.

Kennst Du weitere Kniffe, wie man mit der Suchleiste Fehler bei der Textverarbeitung vermeiden kann? Oder hast Du meine Hinweise beim letzten Projekt ein wenig weiterentwickelt? Lass es mich in den Kommentaren wissen!

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